​Turvallisuuspalvelut

Tietosuojaseloste eduskunnan kanslian turvallisuuspalvelurekisteristä (29.10.2018)

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Eduskunnan kanslian turvallisuusrekisterin henkilötietojen käsittelyn pääkäyttötarkoitus on turvallisuuspalveluiden tuottaminen organisaation omaan käyttöön siten, että eduskunnan häiriötön toiminta varmistetaan kaikissa olosuhteissa ja niillä edellytyksin, mitä eduskunnan kanslian ohjesäännön (1480/2015) 9 §:ssä ja laissa turvatoimista eduskunnassa (364/2008) säädetään.

Eduskunnan kanslian turvallisuusrekisteri muodostuu seuraavista eri käyttötarkoituksen perusteella muodostuvista alarekistereistä:

• Kameravalvonta- ja tallennusjärjestelmärekisteri (sisältäen kameravalvonnan ja ovipuhelinjärjestelmän)
• Turvallisuushavaintorekisteri
• Eduskunnan rakennuksien kulunvalvontarekisteri

Kameravalvonta- ja tallennusjärjestelmärekisterin tarkoituksena on hankkia tietoa, jota eduskunta tilojen haltijana ja niiden käytöstä vastaavana tahona tarvitsee tilojen käytön valvomiseen, tiloissa työskentelevän henkilökunnan ja tiloissa asioivien vierailijoiden sekä omaisuutensa suojaamiseksi. Kameravalvonnan ja puheyhteyden avulla valvotaan ja opastetaan eduskunnan oviympäristöjen käyttöä. Myös mahdollisten tiloihin ja eduskunnan omaisuuteen kohdistuvien rikosten ja vahinkojen ehkäisemisessä, selvittämisessä ja tutkinnassa voidaan kameravalvontaa ja ovipuhelinjärjestelmää käyttää apuna.

Turvallisuushavaintorekisterin tarkoituksena on hoitaa turvallisuushavaintopoikkeamien selvittämistä. Rekisterin avulla myös tilastoidaan organisaation tiloissa, piha-alueilla ja välittömässä läheisyydessä havaittuja turvallisuuspoikkeamia.

Eduskunnan rakennuksien kulunvalvontarekisterin tarkoituksena on varmistaa jatkuvan tilannekuvan ylläpitäminen eduskunnan hallinnassa olevista rakennuksissa ja siellä kulloinkin asioivista sekä siellä asioineista ulkopuolisista henkilöistä (esim. vierailijat). Rekisteriä pidetään eduskunnan vierailijasisäänkäynnin yhteydessä sijaitsevassa pysyvässä kulunvalvontapisteessä. Rekisteriin kuuluvat osana myös eduskunnan kanslian vierailijapalvelurekisteriin kuuluu henkilökohtaiset vieraat, kansainväliset vieraat sekä tapahtumajärjestelyt ja kokousvieraat -rekisterit, ks. tietosuojaseloste eduskunnan kanslian vierailijapalveluista.

Henkilötietoja käsitellään seuraavin oikeusperustein:

a) Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (eduskunnan kanslian ohjesääntö (1480/2015) 9 § ja laki turvatoimista eduskunnassa (364/2008)):

2. Käsiteltävät henkilötiedot

Eduskunnan kanslian turvallisuusrekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja (alarekistereittäin):

Kameravalvonta- ja tallennusjärjestelmärekisteri (sisältäen kameravalvonnan ja ovipuhelinjärjestelmän)

- valvontakameroiden kuvaamaa kuvaa ja nauhoittamaa ääntä eduskunnan käytössä olevien kiinteistöjen ovista kulkevista henkilöistä, ml. piha-alueet ja sisäänkäynnit
- valvontakameroiden kuvaamaa kuvaa ja nauhoittamaa ääntä henkilöistä, jotka liikkuvat eduskunnan kiinteistöjen välittömässä läheisyydessä

Turvallisuushavaintorekisteri

- ilmoittajan etunimi(t), sukunimi
- turvallisuuspoikkeamahavaintoon liittyneen(t) henkilön(t) etunimi(t), sukunimi, yhteystiedot

Eduskunnan rakennuksien kulunvalvontarekisteri

- rekisteröidyn etunimi(t), sukunimi
- rekisteröidyn eduskunnassa työskentelevän vastaanottajan (yhteyshenkilön) nimi, rekisteröidyn saapumis- ja poistumisaika,
- rekisteröidylle vierailun ajaksi luovutetun vierailijakortin numero

3. Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

EU:n tietosuoja-asetuksen 4.9 artiklaa laajasti tulkiten seuraavaksi on lueteltu ne henkilötietojen käsittelijät/vastaanottajat, joille rekisterinpitäjä "siirtää" tai "luovuttaa käsiteltäviksi" (esim. teknisen käyttöliittymän avulla huoltotehtävien suorittamistilanteessa) henkilötietojaan.

Eduskunnan kanslian turvallisuusrekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy kameravalvonnan, siihen liittyvän tallennusjärjestelmän ja ovipuhelinjärjestelmän, turvallisuuspoikkeamarekisterin sekä turvallisuusvalvomon kulunvalvontarekisterin osalta järjestelmätoimittajalle (yksityiselle järjestelmätoimittajalle/-toimittajille).

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/199) mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

4. Tietojen siirto kolmansiin maihin

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

5. Henkilötietojen säilyttämisaika

Eduskunnan kanslian turvallisuusrekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Henkilötiedot poistetaan Eduskunnan turvallisuusrekisteristä alarekisterikohtaisesti seuraavasti:

Kameravalvonta- ja tallennusjärjestelmärekisteri (sisältäen kameravalvonnan ja ovipuhelinjärjestelmän)

- Tallenteita säilytetään enintään yksi vuosi (12 kuukautta). Jos säilytysaikana ilmenee aihetta epäillä tapahtuneen sellainen rikos, jonka selvittämisessä jostakin tallenteesta voisi olla hyötöä, ko. tallennetta säilytetään tältä osin rikoksen selvittämiseksi tarvittava aika.

Turvallisuushavaintorekisteri

- Turvallisuushavaintorekisteristä poistetaan tiedot silloin, kun ilmoitettu turvallisuuspoikkeama on saatettu kuntoon.

Eduskunnan rakennuksien kulunvalvontarekisteri

- Kerätyt henkilötiedot säilytetään eduskunnan rakennuksien kulunvalvontarekisterissä vierailupäivän päättymiseen saakka. Mikäli ennakkoon tai saman päivän aikana on esitetty kyseistä rekisteriä koskeva tietopyyntö, rekisterin sisältämiä tietoja säilytetään tietopyynnön toteuttamisen mahdollistamiseksi, ja tämän jälkeen tiedot poistetaan.

6. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on eduskunnan tuvallisuuspalvelurekisteriin tallennettu. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä varten on laadittu eduskunnan verkkosivuille lomake (https://www.eduskunta.fi/FI/tietoaeduskunnasta/Organisaatio/tietosuojaselosteet/Sivut/rekisteroidynoikeudet.aspx), joka tulee täyttää huolellisesti asianmukaisten kohtien osalta, tulostaa ja allekirjoittaa. Pyyntö voidaan tehdä toimittamalla huolellisesti täytetty ja henkilökohtaisesti allekirjoitettu lomake eduskunnan kanslian kirjaamoon, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä. Lomake sisältää tarkemmat ohjeet.

Rekisteröity voi käyttää turvallisuusrekisterin osalta oikeuksiaan seuraavasti:

A.    Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja turvallisuusrekisteriin on tallennettu.

B.    Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että eduskunnan kanslia turvallisuuspalvelurekisterinsä rekisterinpitäjänä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

• rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
• käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
• rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

C.    Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua eduskunnan turvallisuuspalvelurekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
• henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
• henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
  

D.    Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu turvallisuuspalvelurekisterin osalta.

7. Rekisteröidyn vastustamisoikeus

EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Eduskunnan kanslian turvallisuuspalvelurekisteriin kerättyjen henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö eduskunnan kirjaamoon, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä

8. Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Eduskunnan kanslian turvallisuuspalvelurekisteriin kerättyjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö eduskunnan kirjaamoon, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

9. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs
00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800
00521 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 29 56 66735
Sähköposti: tietosuoja@om.fi

10. Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset (tiedot siitä, mistä henkilötiedot on saatu) 

Eduskunnan kanslian turvallisuuspalvelurekisterin sisältämien henkilötietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset.

Alarekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu:

Kameravalvonta- ja tallennusjärjestelmärekisteri

- Kuva- ja äänimateriaalin tallentaminen ja käsittely perustuu lakisääteiseen velvollisuuteen (eduskunnan kanslian ohjesääntö (1480/2015) 9 § ja laki turvatoimista eduskunnassa (364/2008))
- Liikkuminen Eduskunnan hallinnoimissa tiloissa tai organisaation hallinnoimilla piha-alueilla tai niiden välittömässä läheisyydessä edellyttää sitä, että valvontakameroiden tallentamaa kuva- ja äänimateriaalia voidaan taltioida ja käsitellä. Liikkuminen Eduskunnan hallinnoimissa tiloissa tai organisaation hallinnoimilla piha-alueilla tai niiden välittömässä läheisyydessä ei ole mahdollista ilman, että tulee luovuttaneeksi henkilötietojaan kuva- ja mahdollisen äänimateriaalin muodossa Eduskunnan turvallisuusrekisteriin
- Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään

Eduskunnan rakennuksien kulunvalvontarekisteri

- Henkilötietojen tallentaminen ja käsittely perustuu lakisääteiseen velvollisuuteen (eduskunnan kanslian ohjesääntö (1480/2015) 9 § ja laki turvatoimista eduskunnassa (364/2008))
- Kulkeminen Eduskunnan hallinnoimissa rakennuksissa edellyttää sitä, että henkilö näyttää sähköistä kulunvalvonta-avaintaan kulunvalvontalaitteiden lukupäätteisiin (kulkureitti rekisteröityy ja se on yksilöitävissä tiettyyn henkilöön). Kulkeminen ja liikkuminen Eduskunnan hallinnoimissa rakennuksissa ei ole mahdollista ilman, että tulee luovuttaneeksi henkilötietojaan Eduskunnan turvallisuusrekisteriin
- Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään tai hänen vastaanottajansa/vierailuisäntänsä ja/tai -emäntänsä antamina.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Eduskunnan vierailupalvelurekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.

12. Rekisterinpitäjän ja tietosuojavastaavan yhteystiedot

Eduskunnan kanslia

Turvallisuusvalvomo
Mannerheimintie 30, 00102 EDUSKUNTA
Puh. +358 9 4321 (vaihde)

Tietosuojavastaava
Mannerheimintie 30, 00102 EDUSKUNTA
Puh. +358 9 4321 (vaihde)
Sähköposti: tietosuojavastaava@eduskunta.fi 

Eduskunnan turvaposti on turvallinen tapa toimittaa arkaluonteisia ja salassa pidettäviä tietoja eduskunnan kansliaan. Lue ennen palvelun käyttämistä ohje turvapostin lähettämiseen.