I enlighet med riksdagens beslut
ändras i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) 2 § 1 mom. 14 punkten, 3 § 1, 4 och 5 mom., 14 § 2 mom., 26 § 4 mom. 3 punkten och 5 mom. 3 punkten, av dem 3 § 4 mom. sådant det lyder i lag 710/2021, samt
fogas till 2 § 1 mom. nya 15 och 16 punkter, till lagen en ny 13 a §, till 26 § 4 mom. en ny 4 punkt och till 5 mom. nya 4 och 5 punkter samt till lagen ett nytt 6 a kap. som följer:
2 §
Definitioner
I denna lag avses med
En icke ändrad del av lagtexten har utelämnats
14) maskinläsbart format ett filformat som är så strukturerat att datorprogram enkelt kan identifiera, känna igen och extrahera informationsmaterial, specifika uppgifter och strukturer i en handling,
15) automatiserat beslutsförfarande en verksamhetsprocess där ett ärende avgörs automatiserat på det sätt som avses i 53 e § i förvaltningslagen (434/2003),
16) behandlingsregler av en fysisk person på förhand utarbetade regler avsedda att styra automatisk databehandling.
3 §
Lagens tillämpningsområde och begränsningar i det
Denna lag ska tillämpas på informationshantering och på användning av informationssystem, då myndigheter behandlar informationsmaterial, om inte något annat föreskrivs någon annanstans i lag. Bestämmelserna i 6 a kap. i denna lag ska tillämpas på införande och användning av automatiserat beslutsförfarande. Vad som i denna lag föreskrivs om myndigheter ska också tillämpas på universitet som avses i universitetslagen (558/2009) och på yrkeshögskolor som avses i yrkeshögskolelagen (932/2014).
En icke ändrad del av lagtexten har utelämnats
Vad som i 4 kap., 22—24 och 25—27 § samt 6 a kap. i denna lag föreskrivs om informationshanteringsenheter och myndigheter ska tillämpas på privatpersoner, privaträttsliga sammanslutningar och sådana offentligrättsliga samfund som inte är myndigheter till den del dessa sköter offentliga förvaltningsuppgifter. På privatpersoner, privaträttsliga sammanslutningar och sådana offentligrättsliga samfund som inte är myndigheter tillämpas dessutom vad som i 4 och 28 § föreskrivs om informationshanteringsenheter när de utövar offentlig makt på det sätt som avses i 4 § 2 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet eller när det särskilt föreskrivs att den lagen ska tillämpas på deras verksamhet. Vidare tillämpas vad som i 19 § 2 mom. samt i 24 a och 24 b § i denna lag föreskrivs om myndigheter på privaträttsliga sammanslutningar och sådana offentligrättsliga samfund som inte är myndigheter när de utövar offentlig makt på det sätt som avses i 4 § 2 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.
Denna lag ska inte tillämpas på statliga myndigheter i landskapet Åland. Lagens 13 a § och 6 a kap. ska dock tillämpas på statliga myndigheter på Åland när de sköter sådana myndighetsuppgifter som hör till rikets lagstiftningsbehörighet och som innebär automatiserat avgörande av ärenden enligt 53 e § i förvaltningslagen.
13 a §
Information om och beredskap för störningssituationer
En myndighet ska utan dröjsmål informera dem som utnyttjar dess informationsmaterial om sådana störningar i myndighetens informationshantering som utgör ett hinder, eller hotar utgöra ett hinder, för informationsmaterialens tillgänglighet. Myndigheten ska meddela hur länge störningen eller hotet om störning beräknas pågå och, i den mån det är möjligt, ange ersättande sätt att utnyttja myndighetens informationsmaterial samt meddela att störningen eller hotet om störning har upphört.
Bestämmelser om information till allmänheten som myndigheter ska ge om avbrott i de digitala tjänsterna och i andra elektroniska dataöverföringsmetoder finns i 4 § 2 mom. i lagen om tillhandahållande av digitala tjänster (306/2019).
En informationshanteringsenhet ska utreda väsentliga risker som hänför sig till behandlingen av informationsmaterial, utnyttjandet av informationssystem och verksamhetens kontinuitet. Informationshanteringsenheten ska utifrån riskbedömningen genom beredskapsplaner och förberedelser för verksamhet i störningssituationer samt genom andra åtgärder se till att behandlingen av informationsmaterial, utnyttjandet av informationssystem och verksamheten fortsätter så störningsfritt som möjligt i störningssituationer under normala förhållanden samt under sådana undantagsförhållanden som avses i beredskapslagen (1552/2011).
Bestämmelser om myndigheternas allmänna skyldighet att vidta förberedelser för undantagsförhållanden samt om ordnande av statens informationsförvaltning, databehandling, elektroniska tjänster, telekommunikation och informationssäkerhet under undantagsförhållanden finns i beredskapslagen.
14 §
Informationsöverföring i datanät
En icke ändrad del av lagtexten har utelämnats
I lagen om tillhandahållande av digitala tjänster föreskrivs om identifiering av användaren i samband med digitala tjänster som tillhandahålls allmänheten.
26 §
Uppgifter som ska registreras i ärenderegister
En icke ändrad del av lagtexten har utelämnats
I fråga om en handling som upprättats av en myndighet ska registreras åtminstone
En icke ändrad del av lagtexten har utelämnats
3) tidpunkten då handlingen upprättats,
4) tidpunkten då handlingen skickats samt sättet att skicka den.
I ärenderegistret ska om ett ärende dessutom registreras åtminstone
En icke ändrad del av lagtexten har utelämnats
3) myndighetens åtgärder och i samband med det behandlade handlingar i olika skeden,
4) tidpunkten för det myndighetsavgörande som avslutade ärendets behandling,
5) vid behov sättet för delgivning av de handlingar som myndigheten skickat.
6 a kap.
Införande och användning av automatiserade beslutsförfaranden
28 a §
Dokumentering av uppgiftsfördelning och behandlingsregler
En myndighet ska dokumentera uppgiftsfördelningen mellan de personer som ansvarar för fullgörandet av de skyldigheter som föreskrivs i detta kapitel.
Myndigheten ska säkerställa att behandlingsreglerna för ett automatiserat beslutsförfarande dokumenteras så tydligt och heltäckande att deras lagenlighet kan påvisas. Det ska av behandlingsreglerna särskilt framgå
1) hur det säkerställs att beslutsförfarandet är icke-diskriminerande,
2) hur ärendet utreds tillräckligt och korrekt, inklusive hörande,
3) hur avgörandet motiveras eller varför det inte behöver motiveras.
I de handlingar som utgör dokumentationen ska myndigheten ange datum för godkännandet och den som godkänt handlingen, vars uppgift det är att granska att innehållet i handlingen är lagenligt. Myndigheten ska bevara de godkända handlingarna i minst fem år från ingången av det kalenderår som följer på det år då det automatiserade beslutsförfarandet togs ur bruk.
Myndigheten ska säkerställa att det i minst fem år från det att ett ärende har avgjorts kan påvisas vilka behandlingsregler som tillämpats vid det automatiserade avgörandet av ärendet och i vilka faser av behandlingen av ärendet en fysisk person deltagit.
28 b §
Kvalitetssäkring
En myndighet ska innan ett automatiserat beslutsförfarande införs och när förfarandet ändras under användningstiden säkerställa att förfarandet motsvarar den dokumentation som avses i 28 a § 2 mom.
Myndigheten ska säkerställa ett gott språkbruk i automatiserat upprättade handlingar som ges till en part.
De centrala åtgärderna inom kvalitetssäkringen ska dokumenteras.
Myndigheten ska utse en person som ansvarar för kvalitetssäkringen av det automatiserade beslutsförfarandet.
28 c §
Kvalitetskontroll och hantering av felsituationer
En myndighet ska övervaka kvaliteten och innehållets felfrihet i ärenden som avgörs automatiserat och efter införandet hantera de risker som är förknippade med det automatiserade beslutsförfarandet.
Myndigheten ska utan dröjsmål vidta korrigeringsåtgärder, om det i ett automatiserat beslutsförfarande upptäcks ett fel som kan inverka på innehållet i avgörandet. Ett fel som upptäckts, felets konsekvenser och åtgärderna för korrigering av felet ska dokumenteras. Särskilda bestämmelser gäller för korrigering av fel i myndighetens avgöranden.
Myndigheten ska utse en person som ansvarar för kvalitetskontrollen av det automatiserade beslutsförfarandet och för hanteringen av felsituationer.
28 d §
Beslut om införande
Innan ett automatiserat beslutsförfarande införs ska den myndighet som ansvarar för verksamhetsprocessen fatta ett beslut (beslut om införande). Beslutet om införande ska innehålla åtminstone
1) de motiveringar där förutsättningarna för införandet och de tillämpade bestämmelserna anges,
2) en förteckning över de handlingar som ligger till grund för beslutet om införande,
3) planerat datum för införandet och tidpunkten för beslutet,
4) uppgift om vem som fattat beslutet,
5) kontaktuppgifter till myndigheten för ytterligare uppgifter om hur det automatiserade beslutsförfarandet används.
Beslut om införande ska dessutom fattas i fråga om sådana ändringar som förutsätter en ny bedömning av förutsättningarna för införandet.
Myndigheten ska bevara beslutet om införande i minst fem år från ingången av det kalenderår som följer på det år då det automatiserade beslutsförfarandet togs ur bruk.
28 e §
Informering
En myndighet ska offentliggöra gällande beslut om införande på sin webbplats i det allmänna datanätet.
Myndigheten ska utifrån den dokumentation som avses i 28 a § 2 mom. och beslutet om införande informera om automatiserat avgörande av ärenden inom sitt verksamhetsområde, grunderna för att använda det automatiserade beslutsförfarandet och andra uppgifter som är centrala med avseende på kundens rättigheter. Uppgifterna ska offentliggöras på myndighetens webbplats i det allmänna datanätet.
28 f §
Användning av uppgifter
En myndighet ska på grundval av en riskbedömning se till att det genom lämpliga tekniska åtgärder säkerställs att de uppgifter som används vid automatiserat avgörande är uppdaterade och felfria.
28 g §
Offentligt anställda arbetstagares tjänsteansvar
På offentligt anställda arbetstagare hos en myndighet tillämpas bestämmelserna om straffrättsligt tjänsteansvar för tjänstemän när de sköter uppgifter som avses i detta kapitel, frånsett bestämmelserna om avsättningspåföljd.
Paragraf eller bestämmelse om ikraftträdande börjar
Denna lag träder i kraft den 20.
En myndighet ska försätta sin verksamhet i överensstämmelse med 13 a § inom 18 månader efter lagens ikraftträdande.
Ärendehanteringen ska ordnas i enlighet med kraven i 26 § 4 mom. 4 punkten och 5 mom. 4 och 5 punkten inom 18 månader efter lagens ikraftträdande.
För automatiserade beslutsförfaranden som har införts före ikraftträdandet av denna lag ska den dokumentation som avses i 28 a § 2 mom. godkännas i enlighet med 28 a § 3 mom. inom 18 månader efter lagens ikraftträdande.
För automatiserade beslutsförfaranden som har införts före ikraftträdandet av denna lag ska ett beslut om införande enligt 28 d § fattas inom 18 månader efter lagens ikraftträdande för att användningen av beslutsförfarandet ska få fortsätta. I ett sådant beslut ska tidpunkten för införandet av beslutsförfarandet antecknas, om myndigheten känner till den, liksom även uppgift om att förfarandet har införts före ikraftträdandet av denna lag.
Bestämmelserna i 28 a § 1 och 4 mom. samt 28 b, 28 c, 28 e och 28 f § i denna lag tillämpas 18 månader efter lagens ikraftträdande på automatiserade beslutsförfaranden som har införts före ikraftträdandet av denna lag.