1.1  Laki henkilötietojen käsittelystä maahanmuuttohallinnossa

1§. Lain soveltamisala ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus. Lakia sovellettaisiin, jollei muualla laissa toisin säädetä, henkilötietojen kokonaan tai osittain automatisoituun käsittelyyn sekä muuhun henkilötietojen käsittelyyn, kun henkilötiedot muodostavat tai niiden on tarkoitus muodostaa henkilörekisteri tai sen osa ja henkilötietoja käsitellään seuraavissa tarkoituksissa: 1) ulkomaalaisen maahantuloa ja maastalähtöä sekä oleskelua koskevien asioiden käsittely sekä niitä koskeva päätöksenteko ja valvonta; 2) Suomen kansalaisuuden saamista, säilyttämistä, menettämistä ja kansalaisuudesta vapautumista sekä kansalaisuusaseman määrittämistä koskevien asioiden käsittely ja päätöksenteko; 3) kansainvälistä suojelua hakevan ja tilapäistä suojelua saavan vastaanotto, ihmiskaupan uhrien auttaminen sekä ilman huoltajaa olevan lapsen edustajatoiminta osana vastaanottotoimintaa sekä näiden ohjaus, suunnittelu ja valvonta; 4) ulkomaalaisen sijoittaminen säilöönottoyksikköön, ulkomaalaisen kohtelu säilöönottoyksikössä sekä säilöönottoyksikön järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitäminen; 5) kuntaan osoittaminen; sekä 6) kansallisen turvallisuuden suojaaminen.  

Lakiehdotuksen soveltamisala olisi sidottu henkilötietojen käsittelytarkoitukseen: lakia sovellettaisiin silloin, kun henkilötietoja käsitellään pykälässä säädetyissä tarkoituksissa. Lain soveltamisala ei olisi sidottu mihinkään rekisteriin tai tietojärjestelmään.  

Toimivalta henkilötietojen käsittelylle perustuu useisiin eri lakeihin. Näitä ovat ulkomaalaislaki, kansalaisuuslaki, kausityölaki, ICT-laki, opiskelijalaki, vastaanottolaki, säilölaki ja kotoutumislaki. Lakeihin viittaamisen sijaan lain soveltamisala määritettäisiin säätämällä niistä tarkoituksista, joissa henkilötietoja on käsiteltävä toimivaltaa luovissa laeissa säädettyjen tehtävien toteuttamiseksi. Henkilötietojen käsittelytarkoitukset perustuisivat toimivaltaa luovien lakien luomiin henkilötietojen käsittelytarpeisiin. Sääntelytekniikka on perusteltu, koska lukuisiin lakeihin ja niiden yksittäisiin pykäliin viittaaminen tekisi sääntelystä tarpeettoman raskaan, yksityiskohtaisen ja vaikeasti tulkittavan. Sääntelytekniikka myös mahdollistaa tulevaisuudessa mahdollisesti säädettäviin uusiin erillislakeihin ja EU-sääntelyyn perustuvan henkilötietojen käsittelyn nyt ehdotettavan henkilötietolain nojalla, jos henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka kuuluvat ehdotettavan henkilölain soveltamisalan piiriin.  

Pykälän 1 momentin 1 kohdassa säädettävällä ulkomaalaisen maahantuloa ja maastalähtöä sekä oleskelua koskevien asioiden käsittelyllä sekä niitä koskevalla päätöksenteolla ja valvonnalla tarkoitettaisiin ulkomaalaislain, kausityölain, ICT-lain ja opiskelijalain perusteella tarpeellista henkilötietojen käsittelyä esimerkiksi oleskelulupaprosessissa tai turvapaikkamenettelyssä prosessin koko ajallinen kaari huomioiden. Soveltamisalaan katsottaisiin kuuluviksi myös sellaiset erityistilanteet, joissa ei selkeästi ole kyse maahantulosta, maastalähdöstä tai oleskelusta, kuten pakolaisaseman lakkauttaminen ulkomailla olevalta tai Suomessa pysyvällä luvalla olevalta henkilöltä. Alakohdassa ei voimassaolevan ulkomaalaisrekisterilain 2 §:stä poiketen mainittaisi erikseen työntekoa, koska se katsotaan osaksi maassa oleskelua samoin kuin esimerkiksi opiskelu. Tämä muutos olisi tekninen eikä nykytilaa olisi tältä osin tarkoitus muuttaa.  

Pykälän 1 momentin 2 kohdassa säädettävällä Suomen kansalaisuuden saamista, säilyttämistä, menettämistä ja kansalaisuudesta vapautumista sekä kansalaisuusaseman määrittämistä koskevien asioiden käsittelyllä ja päätöksenteolla tarkoitettaisiin kansalaisuuslaissa säädettyjen tehtävien toteuttamiseksi tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä.  

Pykälän 1 momentin 3 kohdassa säädetyllä kansainvälistä suojelua hakevan ja tilapäistä suojelua saavan vastaanotolla, ihmiskaupan uhrien tunnistamisella ja auttamisella sekä ilman huoltajaa olevan lapsen edustajatoiminnalla osana vastaanottotoimintaa sekä näiden ohjauksella, suunnittelulla ja valvonnalla tarkoitettaisiin vastaanottolaissa säädettyjen huolenpidon, toimeentulon ja asianmukaisen suojan ja palveluiden turvaamisen sekä edustajan määräämisen ja edustajan tehtävien toteuttamiseksi tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä. 

Pykälän 1 momentin 4 kohdassa säädetyllä ulkomaalaisen sijoittamisella säilöönottoyksikköön, ulkomaalaisen kohtelulla säilöönottoyksikössä sekä säilöönottoyksikön järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämisellä tarkoitettaisiin säilölaissa säädettyjen toimenpiteiden toteuttamiseksi tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä. Näitä toimenpiteitä ovat säilöönotetun ulkomaalaisen oikeudenmukainen ja ihmisarvoa kunnioittava kohtelu, oikeuksien rajoittaminen, oikeus ottaa vastaan vieraita ja pitää yhteyttä sekä esimerkiksi puhelimen ja muiden sähköisten viestintä- ja tallennelaitteiden käytön toteuttaminen. 

Pykälän 1 momentin 5 kohdassa säädettävällä kuntaan osoittamisella tarkoitettaisiin kotoutumislaissa tarkoitettua kuntaan osoittamista eli kotoutumislain 2 §:n 2 ja 3 momentissa tarkoitetun henkilön kuntaan osoittamiseksi tarpeellista henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietojen käsittelyn tavoite kuntaan osoittamisen tarkoituksessa on varmistaa kotoutumislain mukaiset vastaanottoon ja kotoutumisen edistämiseen liittyvät viranomaisten velvoitteet, kuten rekisteröidyn ohjaaminen oikeaan kuntaan.  

Pykälän 1 momentin 6 kohdassa säädetyllä kansallisen turvallisuuden suojaamisella tarkoitettaisiin paitsi suojelupoliisin velvoitetta suojata valtakunnallista turvallisuutta myös yleisempää viranomaisten velvoitetta varmistaa kansallisen turvallisuuden toteutuminen osana lakisääteisiä tehtäviään. Sisältö vastaisi voimassaolevan ulkomaalaisrekisterilain 2 §:n 2 momentissa säädettyä valtion turvallisuuden suojaamista mutta sanamuoto muutettaisiin vastaamaan tietosuoja-asetuksessa, tietosuojalaissa ja rikosasioiden tietosuojalaissa käytettyä käsitettä kansallinen turvallisuus. Voimassaolevaan ulkomaalaisrekisterilakiin nähden ehdotettavan lain soveltamisala laajentuisi kattamaan henkilötietojen käsittelyn myös vastaanotto-, säilö- ja kotoutumislakien nojalla. Tämän johdosta laajenisivat myös ne tarkoitukset, joissa kerättyjä henkilötietoja voidaan käsitellä kansallisen turvallisuuden suojaamisen tarkoituksessa.  

Voimassaolevasta ulkomaalaisrekisterilaista poiketen turvallisuusselvityksen tekeminen ei enää kuuluisi ehdotettavan lain soveltamisalaan, koska turvallisuusselvityksen tekeminen ei olisi henkilötietojen alkuperäinen käsittelytarkoitus. Koska henkilötietoja on jatkossakin tarpeen käyttää turvallisuusselvityksen tekemiseksi nykytilaa vastaavasti, ehdotettavan lain perusteella kerättävien henkilötietojen käyttäminen turvallisuusselvityksen tekemiseksi perustuisi jatkossa henkilötietojen luovuttamiseen suojelupoliisille.  

Tietosuojalakiehdotuksen mukaan tietosuoja-asetus tulee sovellettavaksi soveltuvin osin myös sellaiseen henkilötietojen käsittelyyn, joka ei kuulu unionin lainsäädännön soveltamisalaan ja jota jäsenvaltiot suorittavat toteuttaessaan Euroopan unionista tehdyn sopimuksen V osaston 2 luvun soveltamisalaan kuuluvaa toimintaa. Tietosuoja-asetuksen soveltamisalan laajentaminen ei koske tilanteita, joissa unionin lainsäädännön soveltamisalan ulkopuolelle jäävässä asiassa olisi kansallisella lailla toisin säädetty. Esityksessä ei ehdoteta säädettäväksi asiasta toisin. Näin ollen tietosuoja-asetus soveltuisi lain soveltamisalan piirissä tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn myös silloin, kun kyse on asiasta, joka ei kuulu unionin lainsäädännön soveltamisalaan. Tällaisia ovat esimerkiksi kansalaisuusasiat.  

Lakia ei sovellettaisi Suomessa oleviin diplomaattisiin edustajiin. Pykälän 2 momentissa tarkoitettu immuniteetti ja koskemattomuusasema on määritelty diplomaattisia suhteita koskevassa Wienin yleissopimuksessa (SopS 4/1970) ja konsulisuhteita koskevassa Wienin yleissopimuksessa (SopS 50/1980) sekä kansainvälisten järjestöjen perustamis- ja päämajasopimuksissa. Lakia ei sovellettaisi myöskään kansainvälisten järjestöjen virkamiehiin, joiden asemasta määrätään Suomea sitovissa kansainvälisissä sopimuksissa. Momentin sanamuotoa on täsmennetty suhteessa voimassaolevan ulkomaalaisrekisterilain 1 §:n 2 momenttiin vastaamaan kansainvälisissä sopimuksissa käytettyä muotoilua. Tosiasiallista nykytilaa ei tältä osin ole tarkoitus muuttaa.  

2§. Suhde muuhun lainsäädäntöön. Pykälässä säädettäisiin siitä, mitä yleisesti sovellettavia henkilötietojen käsittelyä koskevia säädöksiä sovellettaisiin lakiehdotuksen tarkoittamaan henkilötietojen käsittelyyn, jollei tässä laissa toisin säädetä.  

Henkilötietojen käsittelystä säädetään tietosuoja-asetuksessa sekä sitä täydentävässä kansallisessa tietosuojalaissa.  

Rikosasioiden tietosuojalakia sovellettaisiin sitä koskevan hallituksen esityksen (HE 31/2018 vp) mukaan poliisin, syyttäjien, yleisten tuomioistuinten, Rikosseuraamuslaitoksen, Tullin, Rajavartiolaitoksen ja muiden toimivaltaisten viranomaisten käsitellessä henkilötietoja, kun kysymys on rikoksen ennalta estämisestä, paljastamisesta, selvittämisestä tai syyteharkintaan saattamisesta, rikokseen liittyvästä syyttäjän toiminnasta, rikosasian käsittelemisestä tuomioistuimessa, rikosoikeudellisen seuraamuksen täytäntöönpanemisesta taikka yleiseen turvallisuuteen kohdistuvilta uhkilta suojelemisesta tai tällaisten uhkien ehkäisemisestä. Lakia sovellettaisiin kansallisen ratkaisun pohjalta myös Puolustusvoimien, poliisin ja Rajavartiolaitoksen käsitellessä henkilötietoja kansallisen turvallisuuden ylläpitämisen yhteydessä. Rikosasioiden tietosuojalain soveltamisalaan kuuluvia käsittelytarkoituksia liittyy 1 §:n 1 momentin 6 kohdan mukaiseen kansallisen turvallisuuden suojaamiseen. Sekä Poliisihallituksen alaiset poliisiyksiköt, suojelupoliisi että Rajavartiolaitos suorittavat ehdotettavan lain soveltamisalalla henkilötietojen käsittelyä, johon sovelletaan yleislakina rikosasioiden tietosuojalakia. 

Maahanmuuttohallinnossa sovellettavaksi tulevat myös poliisin henkilötietolaki sekä rajavartiolaitoksen henkilötietolaki. Ehdotetun lain soveltamisalan suhde edellä mainittuihin henkilötietojen käsittelyä koskeviin erityislakeihin olisi nykytilaa vastaavasti osittain päällekkäinen. Henkilötietojen käsittelystä säädetään osittain näissä toisissa henkilötietolaeissa esimerkiksi kansallisen turvallisuuden suojaamisen, ulkomaalaisvalvonnan sekä maasta poistamisen osalta. Ulkomaalaislain 131 §:n nojalla poliisin rekistereihin tallennettavien ulkomaalaisen tunnistamistietojen käsittelystä säädetään poliisin henkilötietolaissa.  

Jollei ehdotettavassa laissa toisin säädetä, sovellettaisiin henkilötietojen salassapitoon ja luovuttamiseen julkisuuslakia. Ehdotettavassa laissa säädettäisiin salassa pidettävien henkilötietojen luovuttamisesta. Lisäksi ehdotettavassa laissa säädetään julkisuuslakia täydentävästi henkilötietojen salassapidosta. 

Sen lisäksi, mitä laissa säädetään, noudatettaisiin Suomea sitovia kansainvälisiä velvoitteita. 

3§. Yhteisrekisterinpitäjät. Rekisterinpitäjinä toimisivat ne viranomaiset, jotka ehdotettavan lain soveltamisalaan kuuluvissa käsittelytarkoituksissa käsittelevät henkilötietoja niille toimivaltaa luovassa lainsäädännössä säädettyjen tehtävien toteuttamiseksi omiin itsenäisiin tarkoituksiinsa. Nämä viranomaiset käyttävät näiden lakisääteisten tehtäviensä hoitamisessa harkinta- ja päätösvaltaa. Rekisterinpitäjiä olisivat Maahanmuuttovirasto, Poliisihallitus ja suojelupoliisi, Rajavartiolaitos, vastaanotto- ja järjestelykeskukset, säilöönottoyksiköt, ulkoasiainhallinto, elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukset sekä työ- ja elinkeinotoimistot. Nämä rekisterinpitäjät olisivat tietosuoja-asetuksen 26 artiklan tarkoittamia yhteisrekisterinpitäjiä. Yksittäisestä yhteisrekisterinpitäjästä käytetään esityksessä muotoilua rekisterinpitäjä.  

Kunkin rekisterinpitäjän toimivalta käsitellä henkilötietoja perustuisi kyseisen viranomaisen toimivaltaa koskeviin säännöksiin. Koska tarkoitukset, joissa rekisterinpitäjät käsittelevät henkilötietoja perustuisivat rekisterinpitäjien lakisääteisiin tehtäviin, kunkin rekisterinpitäjän aineellisoikeudellinen vastuualue olisi laissa säädetty ja siten yksityiskohtaisesti ja tarkkarajaisesti määritetty.  

Maahanmuuttovirasto toimisi rekisterinpitäjänä silloin, kun se käsittelee ja ratkaisee asioita, jotka lailla tai valtioneuvoston asetuksella on säädetty sen tehtäviksi. Tällaisia ovat maahantuloon, maassa oleskeluun, pakolaisuuteen sekä Suomen kansalaisuuteen liittyvien asioiden käsitteleminen ja ratkaiseminen. Lisäksi maahanmuuttovirasto vastaa kansainvälistä suojelua hakevien ja tilapäistä suojelua saavien vastaanoton käytännön toiminnan ohjauksesta, suunnittelusta ja valvonnasta, säilöönottoyksiköiden käytännön toiminnan ohjauksesta ja valvonnasta, valtion vastaanotto- ja järjestelykeskusten sekä säilöönottoyksiköiden ylläpidosta, ihmiskaupan uhrien auttamisen toimeenpanon ohjauksesta sekä ilman huoltajaa olevien lasten edustajatoiminnan ohjauksesta, suunnittelusta ja seurannasta. Lisäksi Maahanmuuttovirasto hallinnoi muukalaispassi- ja pakolaisen matkustusasiakirjatietoja eli käytännössä myöntää, peruuttaa ja rauettaa niitä sekä mitätöi ja kumoaa viisumeita (esimerkiksi rikosperusteinen käännyttäminen).  

Poliisihallitus toimisi rekisterinpitäjänä silloin, kun Poliisihallituksen alaiset poliisiyksiköt toimivaltansa puitteissa ottavat vastaan ja rekisteröivät kansainvälistä suojelua koskevia hakemuksia, osallistuvat turvapaikkapuhutteluun, antavat tiedoksi kielteisiä turvapaikkapäätöksiä, tekevät, antavat tiedoksi ja täytäntöönpanevat maastapoistamispäätöksiä sekä tekevät esityksiä Maahanmuuttovirastolle henkilön maasta poistamiseksi, määräävät maahantulokieltoja, tekevät ulkomaalaisvalvontaa, suojaavat kansallista turvallisuutta sekä lausuvat kansalaisuushakemuksista. Lisäksi Poliisihallitus toimisi rekisterinpitäjänä poliisin jatkaessa, mitätöidessä tai kumotessa viisumeita sekä kun poliisi päättää harkinta-ajan antamisesta, jatkamisesta ja keskeyttämisestä ihmiskaupan uhrille ulkomaalaislain 52 c §:n nojalla. Suojelupoliisi toimisi rekisterinpitäjänä silloin, kun se suojaa kansallista turvallisuutta.  

Rajavartiolaitos toimisi rekisterinpitäjänä silloin, kun se rekisteröi turvapaikkahakemuksia, tekee pääsyn epäämis- tai käännyttämispäätöksiä, tekee tai täytäntöönpanee maastapoistamispäätöksiä sisältäen maahantulokiellot tai suorittaa ulkomaalaisvalvontaa. Rajavartiolaitos toimisi rekisterinpitäjänä myös myöntäessään viisumeita sekä niitä mitätöidessään tai kumotessaan sekä kun rajatarkastusviranomainen päättää harkinta-ajan antamisesta, jatkamisesta ja keskeyttämisestä ihmiskaupan uhrille ulkomaalaislain 52 c §:n nojalla. 

Maahanmuuttovirasto, poliisi ja Rajavartiolaitos valvovat ulkomaalaislain ja sen nojalla annettujen säännösten noudattamista.  

Vastaanotto- ja järjestelykeskukset vastaisivat rekisterinpitäjinä asiakkaaksi rekisteröidyn kansainvälistä suojelua hakevan tai tilapäistä suojelua saavan vastaanottopalveluiden sekä ihmiskaupan uhreille tarkoitettujen auttamistoimien suunnittelusta, järjestämisestä, toteuttamisesta ja seurannasta. Vastaanottopalveluihin kuuluvat muun muassa majoitus, vastaanotto- ja käyttöraha, sosiaalipalvelut, terveydenhuoltopalvelut, tulkki- ja käännöspalvelut sekä työ- ja opintotoiminta. Vastaanottokeskuksille kuuluisi rekisterinpitäjän vastuu myös ilman huoltajaa olevan lapsen edustajatoiminnan käytännön hallinnoinnista sekä hakemuksen tekemisestä edustajan määräämiseksi ilman huoltajaa olevalle lapselle. Joutsenon vastaanottokeskus ylläpitää ihmiskaupan uhreille tarkoitettua auttamisjärjestelmää. 

Järjestelykeskus toimisi rekisterinpitäjänä, kun se vastaa maahantulijoiden rekisteröinnistä tilanteessa, jossa maahantulijoiden määrä on poikkeuksellisesti niin suuri, ettei maahantulon edellytysten selvittäminen ja maahantulijoiden rekisteröinti tavallisessa menettelyssä ole mahdollista.  

Säilöönottoyksiköt toimisivat rekisterinpitäjinä, kun ne käsittelevät henkilötietoja kyseisessä säilöönottoyksikössä olevien henkilöiden säilöönoton järjestämiseen, suunnitteluun, toteuttamiseen ja seurantaan liittyen sekä säilöönottoyksikön järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi.  

Ulkoasiainhallintolain (204/2000) 2 §:n 1 momentin mukaan ulkoasiainhallinnon muodostavat ulkoasiainministeriö ja ulkomaanedustukseen kuuluvat edustustot. Ulkoasiainhallinto toimisi rekisterinpitäjänä viisumeihin liittyvän henkilötietojen käsittelyn osalta. Viisumit myönnetään kansallisessa viisumitietojärjestelmässä. Vaikka rekisterinpitäjyys ei olisi sidottu tietojärjestelmään, niin käytännössä ulkoasiainhallinto toimisi rekisterinpitäjänä kansallisessa viisumitietojärjestelmässä. Edustustojen ohella myös muut viranomaistahot kuten poliisi, Rajavartiolaitos ja Tulli myöntävät viisumeita kyseisessä järjestelmässä. Ulkoasiainhallinto toimisi rekisterinpitäjänä myös silloin, kun se käsittelee henkilötietoja vireyttäessään ulkomailla Suomen edustustolle jätettyjä ensimmäistä oleskelulupaa koskevia hakemuksia, kun edustustot keräävät biometrisia tunnisteita henkilöllisyyden varmistamiseksi, kun edustustot antavat päätöksiä tiedoksi ulkomailla ja myöntävät niin sanottuja protokollalupia tai laissez-passer -lupia. Lisäksi ulkoasiainhallinto toimisi rekisterinpitäjänä, kun edustustot päättävät Maahanmuuttovirastoa kuultuaan muukalaispassin myöntämisestä ulkomailla olevalle ulkomaalaiselle tai tekevät Emergency Travel Document (ETD) -päätöksiä.  

Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukset toimisivat rekisterinpitäjänä silloin, kun ne käsittelevät henkilötietoja osoittaessaan henkilön kuntaan ja tehdessään osapäätöksen yrittäjän oleskelulupahakemukseen. 

Työ- ja elinkeinotoimistot toimisivat rekisterinpitäjänä silloin, kun ne käsittelevät henkilötietoja tehdessään osapäätöksen työntekijän oleskelulupahakemukseen ja päättäessään ulkomaalaislain 187 §:ssä säädetystä työntekijän oleskeluluvan myöntämisestä pidättäytymisestä. 

Tietosuoja-asetuksen 5 artiklan periaatteiden sekä 25 artiklan sisäänrakennetun ja oletusarvoisen tietosuojan mukaisesti kukin yhteisrekisterinpitäjä vastaisi henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta omassa toiminnassaan.  

Erikseen säädettäisiin Maahanmuuttoviraston vastuusta ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmässä sekä ulkoasiainhallinnon vastuusta kansallisessa viisumitietojärjestelmässä. Koska ei olisi tarkoituksenmukaista, että jokainen yhteisrekisterinpitäjä vastaisi tietojen käsittelyn hallinnoinnista, tietojärjestelmien ylläpitäjille keskitettäisiin nykytilaa vastaavasti tietojärjestelmien ylläpito- ja kehittämisvastuu. Lisäksi tietojärjestelmien ylläpitäjille keskitettäisiin tietyt tietojärjestelmiin sidotut henkilötietojen käsittelytavat. Tietojärjestelmien ylläpitäjille keskitetyistä vastuista säädettäisiin erikseen tämän lain 4 ja 5 §:ssä. Lain 6 §:ssä säädettäisiin erikseen myös järjestelmän ylläpitäjän roolista rekisteröidyn yhteyspisteenä. 

On perusteltua, että tietyt rekisterinpitäjän vastuut kohdentuvat vain niille rekisterinpitäjille, jotka tosiasiallisesti vaikuttavat käsittelemiensä henkilötietojen sisältöön. Tallentaminen on vain yksi tietosuoja-asetuksen 4 artiklan mukaisista tiedonkäsittelytavoista, mutta henkilötiedon tallentaminen edellyttää ensin muita henkilötiedon käsittelytoimenpiteitä, kuten muokkaamista, muuttamista tai poistamista. Valmistelussa on tunnistettu, että lähes kaikki tietosuoja-asetuksen 4 artiklan mukaiset tiedonkäsittelytavat edellyttävät tiedon tallentamista. Poikkeuksen muodostavat henkilötiedon kysely tai haku, joihin rinnastuu myös artiklassa mainitsematon henkilötiedon katselu. Kukin yhteisrekisterinpitäjä vastaisi tallentamistaan henkilötiedoista. Kukin yhteisrekisterinpitäjä vastaisi esimerkiksi tallentamiensa henkilötietojen virheettömyydestä ja siten myös tietojen viranomaisaloitteisesta korjaamisesta päättämisestä. Lisäksi kukin yhteisrekisterinpitäjä vastaisi tallentamiensa tietojen osalta rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta. Vastuu yksittäisen tiedon luovuttamisesta ja poistamisesta kuuluisi toimivaltansa perusteella henkilötiedon käsittelyyn oikeutetulle rekisterinpitäjälle. Tiettyjen toimintojen tekninen toteutus on kuitenkin keskitetty järjestelmän ylläpitäjälle. Tällaisia teknisiä toimenpiteitä ovat henkilötiedon poistaminen, korjaaminen tai omien tietojen tarkastuspyynnön toteuttaminen. 

Perustuslain 124 §:n mukaa julkinen hallintotehtävä voidaan antaa muulle kuin viranomaiselle vain lailla tai lain nojalla, jos se on tarpeen tehtävän tarkoituksenmukaiseksi hoitamiseksi eikä vaaranna perusoikeuksia, oikeusturvaa tai muita hyvän hallinnon vaatimuksia. Merkittävää julkisen vallan käyttöä sisältäviä tehtäviä voidaan kuitenkin antaa vain viranomaiselle. Vastaanottolain 10 §:n nojalla Maahanmuuttovirasto sopii kunnan, kuntayhtymän, muun julkisoikeudellisen yhteisön taikka yksityisen yhteisön tai säätiön kanssa vastaanotto- tai järjestelykeskuksen perustamisesta, lakkauttamisesta ja toimipaikasta. Rekisterinpitäjänä toimisi tällöin muu kuin viranomainen, esimerkiksi yksityinen vastaanottokeskus sen toteuttaessa perustuslain 124 §:n nojalla laissa säädettyjä tehtäviään. Käytännössä vastaanottokeskuksia on valtion ja kuntien lisäksi ylläpitänyt lähinnä Suomen Punainen Risti, jolla on pitkä kokemus vastaanottotoiminnan järjestämisestä Suomessa. Selkeyden vuoksi esityksessä käytetään termiä viranomainen myös silloin, kun viranomaistehtäviä toteuttaa muu taho kuin viranomainen. Tilanteet ovat harvinaisia.  

Ulkomaalaisrekisterilain 3 §:n 3 momentista poiketen rekisterinpitäjiä eivät jatkossa enää olisi Tulli, työ- ja elinkeinotoimistot, vankeinhoitoviranomaiset, yhdenvertaisuusvaltuutettu, korkein hallinto-oikeus ja alueelliset hallinto-oikeudet. Näiden viranomaisten tiedonsaantioikeus perustuisi jatkossa viranomaisten omiin tiedonsaantioikeuksiin yhdessä tämän lain 13 §:ssä säädettävään tiedon luovuttamista koskevaan sääntelyyn.  

4 §.Ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmä. Ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmään lukeutuu varsinaisen UMA-järjestelmän lisäksi henkilökortti- ja passitietojärjestelmä muukalaispassien ja pakolaisen matkustusasiakirjojen osalta. Maahanmuuttovirasto on henkilökortti- ja passitietojärjestelmän muukalaispasseja ja pakolaisen matkustusasiakirjoja koskevalta osalta yksinomainen rekisterinpitäjä, joten sen osalta ei välttämättä olisi tarpeen säätää erikseen järjestelmän ylläpitovastuusta. Koska muukalaispasseja ja pakolaisen matkustusasiakirjoja sisältävä järjestelmä on osa poliisin tietojärjestelmää, on selkeyden näkökulmasta pidetty tarpeellisena säätää Maahanmuuttoviraston vastuuroolista koko ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmässä.  

Maahanmuuttovirastolla olisi ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmän kehittämis- ja ylläpitovastuu. Vastuun keskittäminen tietojärjestelmien ylläpito- ja kehittämisvastuun osalta olisi välttämätöntä tilanteessa, jossa tietojärjestelmässä käsiteltävien henkilötietojen yhteisrekisterinpitäjiä on useita. Tietojärjestelmien kehittämis- ja ylläpitovastuu edellyttäisi, että niistä vastaa tietty viranomainen sen sijaan, että vastuu niissä hajautuisi kaikkien yhteisrekisterinpitäjien kesken. Maahanmuuttovirasto ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmän omistajana vastaisi järjestelmän kehittämistä ja ylläpitoa koskevista kustannuksista, kehittämistä koskevasta tärkeysjärjestyksestä ja aikatauluista nykytilaa vastaavasti. Tietojärjestelmien kehittämis- ja ylläpitovastuu olisi Maahanmuuttovirastolla myös silloin, kun tarpeet ovat seurausta muilla hallinnonaloilla tehtävistä, mutta ehdotettavan lain soveltamisalan kautta merkityksellisiksi tulevista lainsäädäntö- tai muista ratkaisuista. Maahanmuuttovirasto vastaisi järjestelmän käyttövaltuushallinnasta ja teknisestä konfiguraatiosta. 

Maahanmuuttovirasto ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmän ylläpitäjänä vastaisi nykytilaa vastaavasti rekisterinpitäjille kuuluvien henkilötietojen tiettyjen käsittelytoimien teknisestä toteutuksesta. Tällaista teknistä toteuttamista olisi esimerkiksi omien tietojen tarkastuspyynnön tekninen toteutus, tietojen korjaamisen tekninen toteutus sekä tiedon yksittäistapauksellisen poistamisen tekninen toteutus.  

Ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmän ylläpitäjänä Maahanmuuttovirasto vastaisi lisäksi tietyistä järjestelmään sidotuista käsittelytoimista. Maahanmuuttovirasto vastaisi muiden kuin yksittäisten henkilötietojen poistamisesta sekä luovuttamisesta järjestelmästä ja katseluyhteyden avaamisesta järjestelmään. Ehdotettava tiedonhallintalaki sisältää säännökset henkilötietojen luovuttamisesta sekä katseluyhteyden avaamisesta järjestelmään.  

Ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmästä säätäminen ei vaikuttaisi lain soveltamisalaan, joka ei olisi sidottu tietojärjestelmiin.  

5 §.Kansallinen viisumitietojärjestelmä. Ulkoasiainhallinnolla on kansallisen viisumitietojärjestelmän kehittämis- ja ylläpitovastuu. Vastuun keskittäminen on välttämätöntä tilanteessa, jossa tietojärjestelmässä käsiteltävien henkilötietojen yhteisrekisterinpitäjiä on useita. Tietojärjestelmän kehittämis- ja ylläpitovastuu edellyttää, että siitä vastaa yksi viranomainen sen sijaan, että vastuu sen osalta hajautuisi kaikkien yhteisrekisterinpitäjien kesken. Ulkoasiainhallinto viisumitietojärjestelmän omistajana vastaisi järjestelmän kehittämistä ja ylläpitoa koskevista kustannuksista, kehittämistä koskevasta tärkeysjärjestyksestä ja aikatauluista. Järjestelmän kehittämis- ja ylläpitovastuu on ulkoasiainhallinnolla myös silloin, kun tarpeet ovat seurausta muilla hallinnonaloilla tehtävistä, mutta ehdotettavan lain soveltamisalan kautta merkityksellisiksi tulevista lainsäädäntö- ja muista ratkaisuista. Ulkoasiainhallinto vastaisi järjestelmän käyttövaltuushallinnasta ja teknisestä konfiguraatiosta. 

Ulkoasiainhallinto kansallisen viisumitietojärjestelmän ylläpitäjänä vastaisi nykytilaa vastaavasti henkilötietojen tiettyjen käsittelytoimien teknisestä toteutuksesta. Tällaista teknistä toteuttamista olisivat esimerkiksi omien tietojen tarkastuspyynnön tekninen toteutus, tietojen korjaamisen tekninen toteutus sekä tiedon yksittäistapauksellisen poistamisen tekninen toteutus. 

Kansallisen viisumitietojärjestelmän ylläpitäjänä ulkoasiainhallinto vastaisi lisäksi tietyistä järjestelmään sidotuista käsittelytoimista. Ulkoasiainhallinto vastaisi muiden kuin yksittäisten henkilötietojen poistamisesta sekä luovuttamisesta järjestelmästä ja katseluyhteyden avaamisesta järjestelmään. Ehdotettava tiedonhallintalaki sisältää säännökset henkilötietojen luovuttamisesta sekä katseluyhteyden avaamisesta järjestelmään.  

Viisumitietojärjestelmästä säätäminen ei vaikuttaisi lain soveltamisalaan, joka ei olisi sidottu tietojärjestelmiin.  

6 §.Rekisteröidyn yhteyspisteet. Rekisteröidyn oikeuksien toteutumisen varmistamiseksi säädettäisiin erikseen rekisteröidyn yhteyspisteistä. Maahanmuuttovirasto toimisi ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmässä rekisteröidyn yhteyspisteenä. Ulkoasiainhallinto toimisi kansallisessa viisumitietojärjestelmässä rekisteröidyn yhteyspisteenä.  

Rekisteröidyn yhteyspiste toteuttaa rekisteröidyn oikeuksia, erityisesti pääsyä henkilötietoihin vastaamalla tarkastusoikeuden nojalla pyydetyn tiedon toimittamisesta rekisteröidylle sekä pyyntöön liittyvästä prosessista kokonaisuudessaan. Tilanteessa, jossa toimii useita yhteisrekisterinpitäjiä toimivaltuuksiensa puitteissa, on perusteltua edistää rekisteröidyn oikeuksien toteutumista säätämällä rekisteröidyn yhteyspisteistä. Rekisteröidyn yhteyspiste olisi rekisteröidyn ensisijainen kontakti myös suhteessa asiaa käsittelevään tai asian ratkaisseeseen rekisterinpitäjään.  

Rekisteröidyn yhteyspisteen nimeäminen ei tietosuoja-asetuksen 26 artiklan 3 kohdan mukaan estä rekisteröityä käyttämästä oikeuksiaan suhteessa kuhunkin rekisterinpitäjään ja kutakin rekisterinpitäjää vastaan eli esittämästä tarkastusoikeutta koskevia pyyntöjä myös muille rekisterinpitäjille. Rekisterinpitäjille osoitetut omien tietojen tarkastuspyynnöt tulisi ohjata asian laadusta riippuen Maahanmuuttovirastolle tai ulkoasiainhallinnolle tarvittavia toimenpiteitä varten. Toimintamalli vastaisi hallintolain (434/2003) 21 §:n mukaista viranomaisen velvollisuutta siirtää toimivaltaan kuulumaton asiakirja toimivaltaiseksi katsomalleen viranomaiselle. Asiassa toimivaltainen rekisterinpitäjä voisi niin halutessaan itse toteuttaa rekisteröidyn tarkastusoikeutta, mutta tarkastuspyynnön tekninen toteutus kuuluisi järjestelmän ylläpitäjälle. Tavoitteena on, että riittävän tiedottamisen ja viestinnän johdosta tarkastuspyynnöt kohdistuisivat suoraan rekisteröidyn yhteyspisteille tilanteissa, joissa rekisteröity ei tietoisesti valitse kohdistaa tarkastuspyyntöään asiassa toimivaltaiselle rekisterinpitäjälle tai niin halutessaan myös jollekin toiselle rekisterinpitäjälle.  

Yhteyspiste pyytäisi tarvittaessa käsittelystä vastaavalta tai vastanneelta viranomaiselta tämän arviota, jos esimerkiksi rekisteröidyn tarkastusoikeuden sisältö tai laajuus on epäselvä.  

7 §.Käsiteltävät henkilötiedot. Pykälässä säädettäisiin henkilötiedoista sekä henkilötietoryhmistä, joihin kuuluvia henkilötietoja lain soveltamisalan piirissä olisi mahdollista käsitellä. Pykälä loisi ulkoreunat käsiteltävien henkilötietojen piirille. Pykälässä ei säädettäisi siitä, mitä henkilötietoja yksittäisessä tilanteessa olisi mahdollista käsitellä. Pykälä ei siten loisi toimivaltaa henkilötiedon käsittelylle. Toimivalta yksittäisen henkilötiedon käsittelylle perustuisi aina erilliseen toimivaltasäännökseen.  

Tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaan henkilötietojen on oltava asianmukaisia ja olennaisia ja rajoitettuja siihen, mikä on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään (tietojen minimointi). Käsiteltävien henkilötietojen tarpeellisuus olisi aina arvioitava suhteessa käyttötarkoitukseen. Yksittäisen käsiteltävän henkilötiedon tulisi aina olla tarpeellinen suhteessa käyttötarkoitukseen eli lakisääteisen tehtävän toteuttamiseksi. Jokaisen yksittäisen henkilötiedon tarpeellisuus tulisi arvioida tilannekohtaisesti. Käyttövaltuushallinnalla ja erilaisilla käyttäjäprofiileilla rajattaisiin yksittäisen käsittelijän pääsyä käsittelyn näkökulmasta tarpeellisiin tietoryhmiin. Lokitietojen avulla olisi jälkeenpäin mahdollista varmentaa ja todentaa kenen toimesta henkilötietoja on käsitelty. Käsittelijät toimivat aina virkavastuulla.  

Tietosisältöä koskeva sääntelytapa olisi yleisluontoinen suhteessa ulkomaalaisrekisterilain voimassaolevaan sääntelyyn. Tietosuoja-asetuksessa omaksutun ja myös perustuslakivaliokunnan painottaman riskiperustaisen lähestymistavan mukaisesti sääntely kohdennettaisiin riskiperustaisesti tarkempaa sääntelyä edellyttäviin tilanteisiin, jolloin yksityiskohtaista sääntelyä purettaisiin nyt esitetyn kaltaisissa tilanteissa, joissa kattava ja yksityiskohtainen sääntely ei ole välttämätöntä. Yleisluontoisempi sääntelyratkaisu olisi lakiteknisesti perusteltu tietosisällön laajuuden vuoksi sekä siksi, että sääntelyssä käytettäisiin henkilötietoja kuvaavia yläkäsitteitä, joiden sisältöä voidaan pitää melko vakiintuneena. Sääntelytekniikka, jossa tietosisältö on kuvattu vakiintuneita henkilötietojen jaotteluperusteita käyttäen, olisi tarkoituksenmukainen myös siitä näkökulmasta, että se mahdollistaisi tietyin edellytyksin toimivaltaa luovissa laeissa toteutettavien muutosten johdosta käsiteltävien henkilötietojen sisältöön liittyvät yksittäiset muutostarpeet ilman jatkuvia lainsäädäntömuutoksia. Yleismuotoisempi ryhmittelytapa mahdollistaisi aiempaa laajemman tietosisällön käsittelyn, mutta vain sillä edellytyksellä, että tiedon käsittely on tarpeen ja sillä on oikeusperusta. Erityisistä henkilötietoryhmistä säädettäisiin erikseen esityksen 1. lakiehdotuksen 8 §:ssä. 

Ehdotettavan lain soveltamisalan laajennus suhteessa voimassaolevaan ulkomaalaisrekisterilakiin huomioiden pykälään keskitettäisiin voimassaolevan ulkomaalaisrekisterilain 7 §:n tietosisällön lisäksi voimassaolevien vastaanottolain 48 §:ssä, säilölain 32 d §:ssä ja kotoutumislain 60 §:n 2 momentissa säädetty tietosisältö.  

Pykälä jakautuisi neljään momenttiin. Pykälän 1 momentissa säädettäisiin henkilöön liittyvistä tiedoista, 2 momentissa henkilön asiaan liittyvistä tiedoista, 3 momentissa huomiotietojen erityisestä käsittelystä ja 4 momentissa henkilöön tai asiaan liittyviin muihin henkilöihin liittyvistä tiedoista.  

Pykälän 1 momentissa säädettäisiin henkilön yksilöintitiedoista, perhesuhdetiedoista, edustajuustiedoista, osaamista kuvaavista tiedoista ja yhteystiedoista sekä matkustusasiakirjoja koskevista tiedoista ja ulkomaalaislain 96 §:n mukaisen hakemusasian vireilläoloa osoittavaa korttia koskevasta käsittelystä.  

Pykälän 2 momentin 1 ja 2 kohdissa säädettäisiin hakemuksesta, esityksestä, pyynnöstä tai ilmoituksesta taikka näiden vuoksi tehdystä tiedustelusta tai kuulemisesta ilmenevistä tiedoista sekä asian käsittely-, selvitys- ja päätöstiedoista. Päätöstiedoilla tarkoitettaisiin myös viranomaisaloitteisia asioita koskevia päätöstietoja. Ulkomaalaisrekisterilain 7 §:n 2 momentin 2 kohdasta poiketen 2 kohdassa ei erikseen mainittaisi asiakirjoja, koska ehdotettava laki kattaisi henkilötietojen käsittelyn riippumatta siitä, missä muodossa tietoja käsitellään.  

Pykälän 2 momentin 3 kohdassa säädettäisiin tiedoista, jotka koskevat vastaanottopalveluita ja muuta vastaanottoon kuuluvaa toimintaa sekä ilman huoltajaa olevan lapsen vastaanottotoimintaan liittyvän edustajan tietoja ja edustajatoiminnan ohjauksessa, suunnittelussa ja valvonnassa tarvittavia tietoja. Edustajuustiedoilla tarkoitettaisiin tietoja, jotka kuvaavat huoltajuus-, edunvalvonta-, edustaja-, avustaja- tai asiamiessuhdetta. Pykälän 2 momentin 4 kohdassa säädettäisiin tiedoista, jotka koskevat ulkomaalaisen sijoittamista säilöönottoyksikköön. Pykälän 2 momentin 5 kohdassa säädettäisiin kuntaan osoittamista koskevan tiedon käsittelystä. Kuntaan osoittamisella tarkoitetaan kotoutumislain 2 §:n 2 ja 3 momentissa tarkoitetun henkilön kuntaan osoittamista.  

Edellä ehdotettavat muutokset ovat pääosin teknisluontoisia eivätkä lähtökohtaisesti muuttaisi käsiteltävien henkilötietojen nykytilaa suhteessa ulkomaalaisrekisterilaissa, vastanottolaissa, säilölaissa ja kotoutumislaissa säädettyjen talletettavien tietojen osalta tiettyjä erikseen kuvattuja poikkeuksia lukuun ottamatta: vastaanottolain 48 §:ään sekä säilölain 32 d §:ään sisältyneet kuvaukset tarkoituksista, joissa tiettyjä henkilötietoja voidaan käsitellä, korvattaisiin yleisellä tarpeellisuusvaatimuksella. Käsittelyn edellytyksiä koskevaa nykytilaa ei ole tarkoitus muuttaa, vaikka käsittelytarkoituksesta ei jatkossa säädettäisi tietosisältöpykälässä: tiedon olisi jatkossakin oltava tarpeellinen lakisääteiseen käsittelytarkoitukseen nähden. Pykälän 2 momentin 4 kohtaan sisältyvä säilöönottoon liittyvä tietosisältö laajenisi kattamaan tietoja säilöönoton järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja säilöön otettujen ulkomaalaisten asianmukaisen kohtelun turvaamiseksi. Voimassaolevan ulkomaalaisrekisterilain 7 §:n mukaan tietosisältö kattaa tältä osin vain tiedot, jotka koskeva puhelimen ja muiden viestintälaitteiden hallussapitoa ja käyttöä tai tarkastuksia ja rajoituksia. Sääntely ei kuitenkaan vastaa tosiasiallisia tarpeita. Tarkoituksenmukaista olisi, että tallennettava tietosisältö kattaisi laajemmin säilöönoton järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan sekä säilöön otettujen ulkomaalaisten asianmukaisen kohtelun turvaamiseksi tarpeelliset tiedot. Säännöksen muuttaminen olisi tarpeen säilölaista ilmenevien toiminnallisten tarpeiden näkökulmasta. Säilölain 11 §:ssä säädettyjen majoituksen, ylläpidon ja muiden välttämättömien perustarpeiden turvaaminen edellyttää mahdollisuutta käsitellä näihin liittyviä henkilötietoja. Myös säilölain 12 ja 14 §:n mukaisten käyttörahan ja toimintakyvyn tukemiseen liittyvien palvelujen tarjoaminen edellyttää näihin liittyvien henkilötietojen käsittelymahdollisuutta. Ylipäätään olisi tarpeen käsitellä asiakaskertomukseksi katsottavia tietoja esimerkiksi henkilön osallistumisesta toimintaan, tehdyistä asiakastoimenpiteistä tai erityisruokavaliosta. Tietoja tulisi voida kirjata myös esimerkiksi asiakkaan käyttäytymisestä, jolla voi olla vaikutusta asiakkaan, muiden säilön asiakkaiden tai henkilökunnan turvallisuuteen esimerkiksi henkilökunnan vuorojen vaihtuessa.  

Rekisterinpitäjällä olisi nykytilasta poiketen oikeus käsitellä 6 kohdan nojalla havaitsemiaan tai sille ilmoitettuja huomiotietoja henkilöistä, joiden voidaan olosuhteiden tai henkilön käyttäytymisen vuoksi perustellusti arvioida liittyvän rekisterinpitäjän toimivaltaan valvoa henkilön maahantuloa ja maassaoleskelua koskevien edellytysten olemassaoloa tai rekisterinpitäjän palveluksessa olevien työturvallisuuteen. Kyseessä olisi uusi tietosisältösäännös, joka mahdollistaisi sellaisten henkilötietojen käsittelyn, joiden toimivalta perustuu olemassa olevaan lainsäädäntöön. Koska huomiotiedoissa on kysymys potentiaalisesti hyvin laajasta ihmisten yksityiselämään puuttuvasta tietojoukosta, jotka ovat luonteeltaan epävarmoja ja joiden käsittelyyn sisältyy leimautumisen riski, tietojen käsittelyn rajaaminen perustuslakivaliokunnan edellyttämällä tavalla (PeVL 18/2012 vp, s. 4 ja PeVL 71/2014 vp, s. 2) on välttämätöntä.  

Huomiotietojen käsittelyä koskee viranomaistoiminnan tarkoitussidonnaisuuden periaate. Huomiotietojen käsittely rajattaisiin ensiksi rekisterinpitäjän toimivaltaan valvoa henkilön maahantuloa ja maassaoleskelua koskevien edellytysten olemassaoloa. Ulkomaalaislain voimassaolevien 129 a §:n sekä 212 §:n nojalla viranomaiset suorittavat ulkomaalaisvalvontaa sekä ulkomaalaislain nojalla annettujen säännösten noudattamista. Esimerkiksi hallituksen esityksessä (HE 169/2014 vp) todetaan, että ulkomaalaisvalvonnan taustalla on aina oltava joku oleskeluluvan myöntöperusteeseen liittyvä tieto tai epäily, jonka perusteella Maahanmuuttovirastolla on perustellusti syytä tarkistaa jälkikäteen, vastaako henkilön maassa oleskelu edelleen oleskelun edellytyksiä. Työturvallisuuslain (738/2002) 8 §:n mukaan työnantaja on tarpeellisilla toimenpiteillä velvollinen huolehtimaan työntekijöiden turvallisuudesta ja terveydestä työssä. Tässä tarkoituksessa työnantajan on otettava huomioon työhön, työolosuhteisiin ja muuhun työympäristöön samoin kuin työntekijän henkilökohtaisiin edellytyksiin liittyvät seikat. Työnantajan on suunniteltava, valittava, mitoitettava ja toteutettava työolosuhteiden parantamiseksi tarvittavat toimenpiteet. Tällöin on mahdollisuuksien mukaan noudatettava esimerkiksi periaatetta, jonka mukaan vaara- ja haittatekijöiden syntyminen estetään.  

Käytännössä huomiotiedot olisivat peruste aloittaa viranomaisten toimivaltaan kuuluviin tehtäviin vaikuttavien olosuhteiden tarkempi selvittäminen. Viranomaisella olisi toimivaltuuksiensa puitteissa mahdollisuus tallentaa huomiotietoja vaikka tiedot eivät liity mihinkään vireillä olevaan asiaan. Huomiotietoja ei saisi käyttää päätöksenteon perusteena. Huomiotietojen luonnetta ei olisi rajattu. Huomiotiedot voisivat koskea esimerkiksi olosuhteita tai tapahtumia, kuten perhesuhteita tai toimeentuloa, jotka voivat olla merkityksellisiä lupaharkinnassa tai arvioitaessa sitä, vastaako henkilön maassa oleskelu edelleen oleskeluluvan edellytyksiä. Huomiotiedot voisivat olla myös työturvallisuuteen vaikuttavia tietoja, kuten tietoja henkilön käyttäytymisestä, jotka voisivat olla merkityksellisiä esimerkiksi turvapaikkapuhuttelun järjestämisen näkökulmasta tai muita turvallisuuden varmistamiseen liittyviä toimenpiteitä ajatellen. Huomiotietojen tulisi täyttää henkilötietojen käsittelyä koskevat tietosuoja-asetuksen 5 artiklan mukaiset periaatteet eli niiden tulisi aina olla asianmukaisia ja olennaisia ja rajoitettuja siihen, mikä on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään.  

Pykälän 3 momentin mukaan huomiotietoihin olisi liitettävä arvio tietojen antajan tai tietolähteen luotettavuudesta ja tietojen oikeellisuudesta, jos se on mahdollista. Huomiotietoihin kohdistuisivat ehdotetun tietosuojalain 34 §:ssä säädetyt yleiset rajoitukset rekisteröidyn oikeuteen tutustua hänestä kerättyihin tietoihin. Huomiotietojen poistamisesta säädettäisiin erikseen. Luonteensa vuoksi huomiotietojen käsittelyn edellytyksiä tulisi tulkita suppeasti edellä mainituissa rajoissa.  

Pykäläehdotuksen 4 momentin nojalla rekisterinpitäjä saisi, siltä osin kuin on tarpeen, käsitellä perheenjäsenten, heidän kanssaan samassa taloudessa asuvien henkilöiden ja Suomessa olevien vastaanottajien henkilötietoja sekä ulkomaalaisen työntekijän palvelukseensa ottavan henkilön henkilötietoja. 

8 §.Käsiteltävät erityiset henkilötietoryhmät. Pykälä sisältäisi säännökset erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien henkilötietojen käsittelystä. Erillinen sääntely olisi tarpeen erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien henkilötietojen arkaluontoisuuden johdosta huomioiden tietosuoja-asetuksessa omaksuttu ja myös perustuslakivaliokunnan painottama riskiperustainen lähestymistapa. Tietosuoja-asetuksen 9 artiklan mukaan erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien henkilötietojen käsittely on lähtökohtaisesti kielletty. Tietosuojalakiehdotuksen 6 §:n mukaan arkaluonteisten tietojen käsittelykieltoa ei kansallisen liikkumavaran nojalla sovelleta tietojen käsittelyyn, josta säädetään laissa tai joka johtuu välittömästi rekisterinpitäjälle säädetystä tehtävästä. On huomioitava, että maahanmuuttohallinnon henkilötietolaki ei loisi toimivaltaa henkilötietojen eikä siten myöskään erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien henkilötietojen käsittelylle.  

Sormenjälkien käsittelystä säädettäisiin täsmentävästi erikseen 1. lakiehdotuksen 9 ja 10 §:ssä ulkomaalaisrekisterilaissa säädettyä nykytilaa vastaavasti.  

Pykälään keskitettäisiin julkisuuslain 24 §:n mukaan salassa pidettävät tietosuoja-asetuksen 9 artiklan erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat tiedot, tietosuoja-asetuksen 10 artiklan mukaiset erityisin edellytyksin käsiteltävät rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyvät henkilötiedot sekä kansallisesti valtiosääntöoikeudellisesti edelleen arkaluonteisiksi katsottavat tiedot. Näitä jälkimmäisiä tietoja olisivat perustuslakivaliokunnan kannan mukaisesti (ks. PeVL 14/2018 vp ja PeVL 15/2018 vp) tietosuoja-asetuksen erityisten henkilötietoryhmien ulkopuolelle jäävät valtiosääntöoikeudellisesti arkaluonteisiksi katsotut tiedot, kuten sosiaalipalveluita koskevat tiedot. Nykyisin näistä salassa pidettävistä tietosisällöistä on säädetty osin niin voimassaolevassa ulkomaalaisrekisterilaissa, vastaanottolaissa kuin säilölaissa. Sääntelyn selkeyden ja ymmärrettävyyden vuoksi näistä eri perusteella erityisiksi tai arkaluonteisiksi luettavista tiedoista olisi syytä säätää keskitetysti yhdessä pykälässä. Tämä myös korostaisi näiden tietojen käsittelyn edellyttämää erityistä huolellisuutta ja niiden suojaamista oikeudettomalta käytöltä. Pykälä olisi nimetty käyttäen tietosuoja-asetuksen näistä tiedoista käyttämää erityisten henkilötietoryhmien -nimitystä, vaikka sen alaan edellä mainituin tavoin kuuluisi myös muita erityisin edellytyksin käsiteltäviä henkilötietoja. Jatkossa pykälän sisältämiin tietoihin viitataan selkeyden vuoksi erityisinä henkilötietoryhminä pykälän otsikkoa vastaavasti.  

Kullakin rekisterinpitäjällä olisi oikeus käsitellä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja vain toimivaltansa puitteissa. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien henkilötietojen käsittelyn edellytyksenä olisi välttämättömyys tietyn tarkoituksen kannalta, mikä myös vastaisi voimassaolevan ulkomaalaisrekisterilain ja säilölain sääntelyä. Tämän lisäksi näiden henkilötietojen käyttöala täsmennettäisiin - toisin kuin sellaisten henkilötietojen, jotka eivät kuulu erityisiin henkilötietoryhmiin - rajaamalla niiden käsittelytarkoituksia, jotta voidaan minimoida tietoturvaan ja näiden tietojen väärinkäyttöön liittyviä vakavia riskejä henkilön perusoikeuksille ja -vapauksille (PeVL 15/2018 vp, s. 37).  

Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien henkilötietojen käsittelyllä puututaan henkilön yksityisyyden suojan ytimeen, joten niiden käytön oikeasuhtaisuutta tulee arvioida suhteessa siihen turvaako puuttuminen kuitenkin henkilön muita oikeuksia ja muodostavatko nämä muut oikeudet niin painavan perusteen, että henkilön yksityisyyden suojaa voidaan niiden turvaamiseksi rajoittaa. Maahanmuuttohallinnossa erityisten henkilötietoryhmien käsittely olisi tarpeen rekisteröidyn identiteetin suojaamiseksi, oikeusturvan varmistamiseksi, edun turvaamiseksi tai terveys- tai sosiaalipalvelujen saamiseksi. Erityisten henkilötietoryhmien käsittely olisi siis tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan g alakohdan edellyttämällä tavalla oikeasuhteinen toimenpide rajoituksella tavoiteltaviin oikeushyviin nähden. 

Erityisten henkilötietoryhmien käyttöalan rajoitusten lisäksi tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan g alakohdan edellyttämät asianmukaiset ja erityiset toimenpiteet rekisteröidyn perusoikeuksien ja etujen suojaamiseksi toteutuisivat tietosuojalakiehdotuksen 6 §:n 2 momentissa säädetyillä suojatoimilla. Tällaisia suojatoimia olisivat muun muassa henkilöstön osaamisen ja erilaisten valvontakeinojen toteuttaminen sekä teknisten järjestelmien toimivuuden takaaminen. Myös erityislainsäädäntö itsessään muodostaisi yhden tietosuoja-asetuksen edellyttämän suojatoimen. Lisäksi erityisiä henkilötietoryhmiä koskevien tietojen poistamisesta säädettäisiin erikseen.  

Maahanmuuttohallinnossa käsiteltävien tilanteiden moninaisuuden vuoksi erityisten henkilötietoryhmien käsittelysäännöksiä ei ole mahdollista määritellä täysin yksityiskohtaisesti ilman, että viranomaisten toimivaltuudet kuvataan tehtäväkohtaisesti. Tällaista sääntelytapaa ei kuitenkaan ole pidettävä tarkoituksenmukaisena. On tunnistettavissa tilanteita, joissa erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien henkilötietojen käsittely on erityisen usein tarpeen sekä sellaisia tilanteita, joissa tarvetta käsittelylle ei ole. Usein on kuitenkin kyse tilanteista, joissa tietyn erityiseen henkilötietoryhmään kuuluvan henkilötiedon käsittely saattaa toisinaan olla välttämätöntä ja toisinaan ei. Tiedon käsittelemisen välttämättömyys on arvioitava aina tilannekohtaisesti. Erityisen henkilötietoryhmän käsittely edellyttää aina tapauskohtaista arviointia.  

Henkilötietoja, joista ilmenee luonnollisen henkilön rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai seksuaalinen käyttäytyminen ja suuntautuminen, voi olla välttämätöntä käsitellä erityisesti kansainvälistä suojelua koskevan hakemuksen perusteiden arvioimiseksi, mutta myös turvapaikanhakijoiden vastaanottoon, säilöönottoon ja kuntaan osoittamiseen liittyvien käytännön järjestelyiden toteuttamiseksi, jotta voidaan varmistaa rekisteröidyn turvallisuus.  

Ammattiliiton jäsenyyttä koskevan henkilötiedon käsittely voi olla välttämätöntä kansainvälistä suojelua koskevan hakemuksen perusteiden arvioimiseksi sekä ihmiskaupan uhrien auttamiseksi. 

Geneettisiä tai biometrisiä henkilötietoja voi olla välttämätöntä käsitellä henkilön yksiselitteistä tunnistamista varten otettaessa oleskelulupahakemuksen tai kansainvälistä suojelua koskevan hakemuksen jättämisen yhteydessä hakijalta sormenjäljet ja hakijan liittämä kasvokuva oleskelulupakorttia varten ulkomaalaislain 60 d §:n perusteella, perhesiteen selvittämiseksi dna-tutkimuksen avulla ulkomaalaislain 65 §:n perusteella sekä oikeuslääketieteellisen tutkimuksen tekemiseksi oleskelulupaa Suomessa hakevan ulkomaalaisen tai perheenkokoajan iän selvittämiseksi ulkomaalaislain 6 a §:n nojalla. Ulkomaalaislain 131 §:n nojalla poliisin rekistereihin tallennettavien ulkomaalaisen tunnistamistietojen käsittelystä säädetään poliisin henkilötietolaissa. Biometrisiin tunnisteisiin kuuluvien sormenjälkien käytöstä säädettäisiin täsmentävästi 9 ja 10 §:ssä.  

Geneettisillä tiedoilla tarkoitettaisiin tietosuoja-asetuksen 4 artiklan 13 alakohdassa tarkoitettuja henkilötietoja, jotka koskevat luonnollisen henkilön perittyjä tai hankittuja geneettisiä ominaisuuksia, joista selviää yksilöllistä tietoa kyseisen luonnollisen henkilön fysiologiasta tai terveydentilasta ja jotka on saatu erityisesti kyseisen luonnollisen henkilön biologisesta näytteestä analysoimalla. Biometrisillä tiedoilla tarkoitettaisiin tietosuoja-asetuksen 4 artiklan 14 alakohdassa tarkoitettuja kaikkia luonnollisen henkilön fyysisiin ja fysiologisiin ominaisuuksiin tai käyttäytymiseen liittyvällä teknisellä käsittelyllä saatuja henkilötietoja, kuten kasvokuvia tai sormenjälkitietoja, joiden perusteella kyseinen luonnollinen henkilö voidaan tunnistaa tai kyseisen henkilön tunnistaminen voidaan varmistaa. 

Terveyttä koskevat tiedot voivat olla välttämättömiä kaikissa lain soveltamisalaan kuuluvissa tilanteissa. Tällaisia ovat esimerkiksi kansainvälistä suojelua koskevan hakemuksen perusteiden arvioiminen, oleskeluluvan myöntämisen edellytysten arvioiminen sekä turvapaikanhakijoiden vastaanottoon, säilöönottoon ja kuntaan osoittamiseen liittyvien käytännön järjestelyiden toteuttaminen rekisteröidyn terveydentilan huomioimiseksi.  

Terveyttä koskevilla tiedoilla tarkoitetaan terveydentilaa ja terveydenhuoltopalveluita koskevia tietoja sekä potilastietoja. Terveydentilaa ja terveydenhuoltopalveluita koskevia tietoja olisivat esimerkiksi tarvittavat tiedot asiakkaan rokotuksista, mahdollisista tarttuvista taudeista, mahdollisesta asiakkaan itsensä vahingoittamisen riskistä ja asiakkaalle järjestettävien palvelujen käytännön järjestelyistä. Nämä ovat tietoja, joita muutkin kuin terveydenhuoltopalvelujen työntekijät vastaanottokeskuksissa, ihmiskaupan uhrien auttamisjärjestelmässä ja säilöönottoyksiköissä tarvitsevat työtehtäviensä hoitamiseksi. Potilastiedoilla tarkoitetaan muun muassa potilaskäyntien tekstejä, diagnooseja, toimenpiteitä, riskitietoja, lääkitystietoja ja reseptitietoja. Potilastietoja voisivat käyttää vain terveydenhuoltopalveluiden työntekijät lukuun ottamatta tietoja, joita muiden kuin terveydenhuoltopalveluiden työntekijöiden on välttämätöntä käsitellä työtehtäviensä hoitamiseksi. 

Sosiaalipalveluita koskevien tietojen välttämättömät käsittelytarpeet liittyvät erityisesti kansainvälistä suojelua koskevan hakemuksen perusteiden arvioimiseen, mutta myös turvapaikanhakijoiden vastaanottoon ja säilöönottoon sekä kuntaan osoittamiseen liittyvien käytännön järjestelyiden toteuttamiseksi.  

Rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyvät henkilötiedot voivat olla välttämättömiä kaikissa lain soveltamisalan piirissä käsiteltävissä tilanteissa. Rikostuomioilla ja rikkomuksilla voi olla merkitystä maahantuloa tai maastalähtöä koskevissa asioissa, kansalaisuutta koskevissa kysymyksissä erityisesti kansalaisuutta myönnettäessä, mutta myös vastaanoton ja säilöönoton käytännön järjestämisessä sekä kuntaan osoittamisessa.  

Kaikki erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat henkilötiedot voivat olla välttämättömiä kansallisen turvallisuuden suojaamiseksi.  

9 §.Muukalaispassi- ja pakolaisen matkustusasiakirjahakemusta varten otettujen sormenjälkitietojen käsittely. Pykälä sisältäisi säännökset muukalaispassien ja pakolaisen matkustusasiakirjojen hakijoilta otettujen sormenjälkien käsittelystä. Pykälä vastaisi sisällöllisesti voimassaolevaa ulkomaalaisrekisterilain 3 a §:ää. Pykälään tehtäisiin tarvittavat tekniset muutokset, koska käsittelytarkoituslähtöisyyden seurauksena ei enää säädettäisi rekistereistä ja osarekistereistä. Tämän johdosta pykälässä myös todettaisiin yksinkertaisesti, että otetut sormenjäljet tallennetaan. Tarkoitus ei ole muuttaa nykytilaa. Sormenjälkiä käyttämään oikeutetuista viranomaisista ulkoasiainministeriö ja Suomen edustusto korvattaisiin termillä ulkoasiainhallinto. Muutos olisi tekninen ja vastaisi tässä esityksessä yleisesti käytettävää terminologiaa.  

10 §.Oleskelulupahakemusta, oleskelulupakorttihakemusta ja unionin kansalaisen perheenjäsenen oleskelukorttihakemusta varten otettujen sormenjälkitietojen käsittely. Pykälä sisältäisi säännökset oleskelulupahakemusta, oleskelulupakorttihakemusta ja unionin kansalaisen perheenjäsenen oleskelukorttihakemusta varten otettujen sormenjälkien käytöstä. Pykälä vastaisi sisällöllisesti ulkomaalaisrekisterilain 3 b §:ää. Pykälään tehtäisiin tarvittavat tekniset muutokset tämän esityksen 1. lakiehdotukseen sisältyvän muutosehdotuksen vuoksi, jossa käsittelytarkoituslähtöisyyden seurauksena luovuttaisiin säätämästä rekistereistä ja osarekistereistä. Tämän johdosta pykälässä todettaisiin yksinkertaisesti, että otetut sormenjäljet tallennetaan. Käsittelyperusteisesta lähestymistavasta johtuen viittaukset hakemusasioiden osarekisteriin korvattaisiin viittauksella kyseisessä pykälässä tarkoitettuihin jo tallennettuihin tietoihin. Valtion turvallisuus korvattaisiin termillä kansallinen turvallisuus vastaamaan tiedustelulainsäädäntökokonaisuudessa ehdotettua käsitettä. Valtion turvallisuuden ja kansallisen turvallisuuden katsotaan tarkoittavan samaa asiaa. Pykälän 2 momentissa säädetyt sormenjälkitiedot korvattaisiin sanalla sormenjäljet. Tarkoitus ei ole muuttaa nykytilaa.  

11 §.Henkilötietojen käsitteleminen muussa kuin alkuperäisessä käsittelytarkoituksessa. Pykälässä säänneltäisiin niistä tilanteista, joissa lain soveltamisalan piirissä henkilötietoja olisi mahdollista käsitellä muussa kuin alkuperäisessä käsittelytarkoituksessa. Tämä olisi mahdollista, jos käsittely olisi välttämätöntä 1 momentissa säädetyllä tavalla rekisterinpitäjän lakisääteisten tehtävien suorittamiseksi tai tarpeen 1 momentin kohdissa tarkemmin yksilöidyllä tavalla. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien henkilötietojen käsittelystä muussa kuin alkuperäisessä käsittelytarkoituksessa säädettäisiin erikseen pykälän 2 ja 3 momentissa.  

Tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohdan b alakohdassa säädetään henkilötietojen käyttötarkoitussidonnaisuudesta eli henkilötiedot on kerättävä tiettyä nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten, eikä niitä saa käsitellä myöhemmin näiden tarkoitusten kanssa yhteensopimattomalla tavalla. Henkilötietojen jatkokäsittelystä voidaan 6 artiklan 4 kohdan mukaan säätää jäsenvaltion lainsäädännössä, joka muodostaa demokraattisessa yhteiskunnassa välttämättömän ja oikeasuhteisen toimenpiteen asetuksen 23 artiklassa tarkoitettujen tavoitteiden turvaamiseksi. Näitä 23 artiklassa säädettyjä tavoitteita ovat muun muassa yleiseen etuun liittyvät tärkeät tavoitteet sekä rekisteröidyn suojelu tai muille kuuluvat oikeudet ja vapaudet. Lisäksi käsittelylle on oltava 6 artiklan 1 kohdan mukainen peruste ja erityisten henkilötietoryhmien tietojen käsittelyyn 9 artiklan 2 kohdan mukainen peruste. 

Oikeusperustan käsittelylle muuhun kuin alkuperäiseen käsittelytarkoitukseen lain soveltamisalan piirissä loisivat rekisterinpitäjän sellaiset lakisääteiset tehtävät, joiden toteuttamiseksi henkilötietojen käsittelystä muussa kuin alkuperäisessä käsittelytarkoituksessa on erikseen säädettävä. Kun on kyse lain soveltamisalan piirissä tapahtuvasta rekisterinpitäjän toteuttamasta henkilötietojen käsittelystä, erillistä luovutussäännöstä viranomaisten välillä ei olisi tarpeen säätää. Kun on kyse sellaisesta henkilötietojen käsittelystä, joka ei kuulu lain soveltamisalan piiriin, asiasta säädetään tiedonluovutussäännöksin silloinkin, kun kyse on rekisterinpitäjän suorittamasta käsittelystä. 

Henkilötietojen käsittelyn yhteensopivuus on tapauskohtaisesti arvioitava tietosuoja-asetuksen sisältämien yhteensopivaa käyttöä määrittävien edellytysten valossa. Henkilötietojen käsittelyn yhteensopivuus maahanmuuttohallinnon henkilötietolain 1 §:n 1 momentissa säädetyn soveltamisalan käsittelytarkoituskohdissa 1—6 olisi mahdollista tulkita yhteensopivaksi kunkin kohdan soveltamisalan sisällä. Näin ollen kunkin kohdan nojalla kerättyjen tietojen käyttäminen kyseisen kohdan tarkoituksiin olisi usein yhteensopivaa alkuperäisen käsittelytarkoituksen kanssa. Tietojen käsitteleminen eri kohtien välillä voisi käytännössä harvemmin olla yhteensopivaa alkuperäisen käsittelytarkoituksen kanssa. Näin ollen 1§:n soveltamisalan kohtien välillä tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä tulee lähtökohtaisesti säätää erikseen. Kuitenkin soveltamisalan 1 ja 2 kohtien välillä käsittely voisi usein olla yhteensopivaa, koska kansalaisuusasian yhteydessä käsiteltävät tiedot kuuluvat myös maassaoleskelun perusteella käsiteltävien henkilötietojen piiriin.  

Huomioiden ehdotettavan maahanmuuttohallinnon henkilötietolain aiempaa laajempi soveltamisala suhteessa ulkomaalaisrekisterilakiin, henkilötietojen käsitteleminen muussa kuin niiden alkuperäisessä käsittelytarkoituksessa tulisi mahdollistaa niissä tilanteissa, joista voimassaolevassa ulkomaalaisrekisterilaissa, vastaanottolaissa, säilölaissa ja kotoutumislaissa on säädetty tiedonluovutuksena viranomaisten välillä. Tältä osin muutoksia voidaan pitää sikäli lähtökohtaisesti teknisinä, että voimassaolevaa oikeustilaa ei tältä osin ole tarkoitus muuttaa. Muutos nykytilaan olisi kuitenkin käsittelykynnyksen muuttaminen niin, että tietojen käsitteleminen muussa kuin niiden alkuperäisessä käsittelytarkoituksessa olisi mahdollista tarpeellisuusedellytyksen nojalla pykälässä yksilöidyissä tarkoituksissa ja yksilöityjen rekisterinpitäjien toimesta. Voimassaolevassa lainsäädännössä on pääasiassa sovellettu välttämättömyysedellytystä tiedonluovutuksen nojalla tapahtuneen käsittelyn edellytyksenä. Kotoutumislaissa tiedonsaantioikeuden edellytyksenä on ollut tarpeellisuusvaatimus ilman tarkempaa yksilöintiä. Perustuslakivaliokunnan tiedonluovutusta koskevan vakiintuneen kannan mukaan sääntelyyn on pitänyt sisällyttää vaatimus tietojen välttämättömyydestä jonkin tarkoituksen kannalta silloin, kun tietosisältöjä ei ole luetteloitu tyhjentävästi (ks. esim. PeVL 15/2018 vp s. 39). Tähän kantaan on tukeuduttu ehdotettavassa pykälässä. 

Pykälän 1 momentin 1 kohdan nojalla lain soveltamisalan piirissä kerättyjä tietoja olisi mahdollista käsitellä muussa kuin niiden alkuperäisessä käsittelytarkoituksessa, mikäli tiedot ovat tarpeen henkilöllisyyden selvittämiseksi.  

Pykälän 1 momentin 2 kohdassa säädettäisiin tietojen käyttämisestä muuhun kun alkuperäiseen käsittelytarkoitukseen, kun 1 §:n 1 momentin 3 kohdan nojalla kerätyt tiedot ovat tarpeen Maahanmuuttovirastolle, poliisille, Rajavartiolaitokselle tai elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukselle kansainvälistä suojelua hakeviin, tilapäistä suojelua saaviin tai ihmiskaupan uhreihin liittyvien tehtävien hoitamista varten taikka ulkomaalaisen Suomessa oleskelua varten. Kohdassa olisi kyse voimassaolevan vastaanottolain 52 §:n nojalla luovutettavien tietojen käsittelemisestä jatkossa muussa kuin niiden alkuperäisessä käsittelytarkoituksessa. Lisäksi kohdassa olisi kyse voimassaolevan vastaanottolain 58 §:n 1 momentin nojalla Maahanmuuttovirastolle luovutettavien tietojen käsittelemisestä. Vastaanottotietoja, kuten majoitustietoja, tarvittaisiin esimerkiksi oleskelulupaprosessissa sekä maastapoistamisprosessissa, jonka johdosta käsittely olisi mahdollista myös ulkomaalaisen Suomessa oleskelua tai maahantuloon liittyvien tehtävien hoitamista varten. Tällainen voisi koskea esimerkiksi perheenjäsenen maahantuloa koskevaa tilannetta. Maasta poistamisasian yhteydessä majoitustietoja tarvittaisiin sen selvittämiseksi, onko henkilö, esimerkiksi maasta poistettavaksi esitetyn perheenjäsen, edelleen Suomessa. Perheenyhdistämisasioissa majoitustiedot voisivat olla tarpeen, kun selvitetään asuvatko puolisot yhdessä vastaanottokeskuksessa tai yksityismajoituksessa. Tällaisia tietoja tarvittaisiin useimmiten silloin kun hakija on Suomessa mutta tietoja voitaisiin tarvita myös tilanteissa, joissa hakija on ulkomailla. Koska käsittelytarkoitukset olisi yksilöity, käsittely tapahtuisi voimassaolevasta oikeustilasta poiketen tarpeellisuusedellytyksen nojalla. Kohdan sääntely olisi osittain päällekkäinen ulkomaalaislain 105 a §:n 1 momenttiin sisältyvän tiedonsaantioikeuden kanssa, mutta säännökset eivät olisi ristiriidassa keskenään.  

Pykälän 1 momentin 3 kohdassa säädettäisiin tietojen käyttämisestä muuhun kun alkuperäiseen käsittelytarkoitukseen, kun 1 §:n 1 momentin 1 kohdan nojalla kerätyt tiedot ovat tarpeen Maahanmuuttovirastolle tai vastaanotto- tai järjestelykeskukselle 1 §:n 1 momentin 3 kohdan mukaisten tehtävien hoitamista varten. Kohdassa olisi kyse voimassaolevan vastaanottolain 53 §:n nojalla luovutettavien tietojen käsittelemisestä jatkossa muussa kuin niiden alkuperäisessä käsittelytarkoituksessa. Viranomaisia, jotka keräävät tietoja 1 §:n 1 momentin 1 kohdan nojalla ovat Maahanmuuttovirasto, poliisi ja Rajavartiolaitos. Voimassaolevasta sääntelystä poiketen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukset eivät esitettävän soveltamisalan uuden jaottelun mukaisesti keräisi henkilötietoja 1 §:n 1 momentin 1 kohdan nojalla, vaan 1 §:n 1 momentin 5 kohdan nojalla. Tilanteet, joissa Maahanmuuttovirastolla tai vastaanotto- tai järjestelykeskuksella on tiedontarve elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukselta, liittyvät käytännössä kuntaan osoittamiseen ja olisivat siten henkilötietojen käsittelyä alkuperäiseen käsittelytarkoitukseen tai sen kanssa yhteensopivaa käsittelyä.  

Pykälän 1 momentin 4 kohdassa säädettäisiin tietojen käyttämisestä muuhun kun alkuperäiseen käsittelytarkoitukseen, kun 1 §:n 1 momentin 4 kohdan nojalla kerätyt tiedot ovat tarpeen Maahanmuuttovirastolle, vastaanotto- ja järjestelykeskuksille, poliisille tai Rajavartiolaitokselle ulkomaalaisen Suomessa oleskeluun ja maasta poistamiseen, kansainvälistä suojelua hakevien ja tilapäistä suojelua saavien vastaanottoon tai ihmiskaupan uhrien auttamiseen liittyvien tehtävien hoitamista varten. Kohdassa olisi kyse voimassaolevan säilölain 32 f §:ään nykyisin sisältyvistä tiedonsaanti- ja luovutusoikeuksista. Voimassaolevaa oikeustilaa ei ole tarkoitus muuttaa muuten kuin käsittelykynnyksen osalta.  

Pykälän 1 momentin 5 kohdassa säädettäisiin tietojen käyttämisestä muuhun kun alkuperäiseen käsittelytarkoitukseen, kun 1 §:n 1 momentin 1, 2 ja 3 kohtien nojalla kerätyt tiedot ovat tarpeen Maahanmuuttovirastolle tai säilöönottoyksikölle 1 §:n 1 momentin 4 kohdan mukaisten tehtävien hoitamista varten. Kohdassa olisi kyse voimassaolevan säilölain 32 g §:n nojalla luovutettavien tietojen käsittelemisestä. Voimassaolevaa oikeustilaa ei ole tarkoitus muuttaa muuten kuin käsittelykynnyksen osalta.  

Pykälän 1 momentin 6 kohdassa säädettäisiin tietojen käyttämisestä muuhun kun alkuperäiseen käsittelytarkoitukseen, kun 1 §:n 1 momentin 5 kohdan nojalla kerätyt tiedot ovat tarpeen Maahanmuuttovirastolle maahanmuuttoon liittyvien tehtävien hoitamista varten. Kohdassa olisi kyse voimassaolevan kotoutumislain 61 §:ään sisältyvistä tiedonluovutussäännöksistä.  

Pykälän 1 momentin 7 kohdassa säädettäisiin tietojen käyttämisestä muuhun kun alkuperäiseen käsittelytarkoitukseen, kun 1 §:n 1 momentin 1, 2 ja 3 kohtien nojalla kerätyt tiedot ovat tarpeen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukselle 1 §:n 1 momentin 5 kohdan mukaisten tehtävien hoitamista varten. Kohdassa olisi kyse voimassaolevan kotoutumislain 87 §:n mukaisista säännöksistä. Voimassaolevaa oikeustilaa ei ole tarkoitus muuttaa muuten kuin käsittelykynnyksen osalta.  

Pykälän 2 momentin mukaan erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja saisi käsitellä muuhun kuin alkuperäiseen käsittelytarkoitukseen 1 momentin 1—7 kohdassa säädetyissä tarkoituksissa vain, jos se on välttämätöntä viranomaisen lakisääteisten tehtävien suorittamiseksi. Välttämättömyysedellytys korostaisi erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien henkilötietojen korkeampaa suojaamistarvetta. Perustuslakivaliokunnan mukaan tietojen käyttämiseen varsinaisen keräämis- ja tallettamistarkoituksen ulkopuolelle jääviin tarkoituksiin on laajojen biometrisiä tunnisteita sisältävien rekisterien yhteydessä syytä suhtautua kielteisesti. Käyttötarkoitussidonnaisuudesta voidaan tällöin tehdä vain täsmällisiä ja vähäisiksi luonnehdittavia poikkeuksia. Sääntely ei saa johtaa siihen, että muu kuin alkuperäiseen käyttötarkoitukseen liittyvä toiminta muodostuu rekisterin pääasialliseksi tai edes merkittäväksi käyttötavaksi (PeVL 14/2009 vp s. 4, PeVL 14/2017 vp, PeVL 1/2018 vp). Pykälän 3 momentin mukaan se mitä pykälässä säädetään, ei kuitenkaan koske oleskeluluvan, oleskelulupakortin tai oleskelukortin hakijalta taikka muukalaispassin tai pakolaisen matkustusasiakirjan hakijalta otettuja sormenjälkiä, ellei muualla laissa toisin säädetä. Sormenjälkien käsittelystä säädettäisiin erikseen ehdotettavan maahanmuuttohallinnon henkilötietolain 9 ja 10 §:ssä. 

12 §.Tiedonsaantioikeus. Pykälän tarkoituksena on luoda oikeus tiedonsaantiin Maahanmuuttovirastolle, vastaanotto- ja järjestelykeskukselle, säilöönottoyksikölle, elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukselle sekä työ- sekä elinkeinotoimistolle. Ehdotettu säännös oikeuttaisi mainitut tahot saamaan henkilötietoja maksutta ja salassapitovelvollisuuden estämättä. Salassa pidettävän tiedon antaminen ei edellyttäisi suostumusta siltä, jonka etujen suojaamiseksi salassapitovelvollisuus on säädetty. Maahanmuuttoviraston, vastaanotto- ja järjestelykeskusten, säilöönottoyksiköiden, elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten sekä työ- sekä elinkeinotoimistojen tiedonsaantioikeudet perustuisivat niille toimivaltaa luovaan lainsäädäntöön. Koska tiedonsaantioikeus sijoitettaisiin henkilötietolakiin, se koskisi vain henkilötietoja. Koska henkilötietolain soveltamisala ehdotetaan sidottavaksi rekisterinpitotarkoitukseen, tiedonsaantioikeus koskisi vain henkilötietoja, joita käsitellään rekisterinpitotarkoituksessa. Tiedonsaantioikeus voisi koskea myös tietoja, jotka saadaan ulkomailta, esimerkiksi kansainvälisten sopimusten nojalla. Tiedonsaantioikeus kohdistuisi julkisuuslain 4 §:ssä säädettyihin tahoihin. 

Perustuslakivaliokunta on jo aiemmassa lausuntokäytännössään kiinnittänyt huomiota henkilön yksityiselämän suojan piiriin liittyvien henkilötietojen käsittelyn aiheuttamiin riskeihin, kuten kerättävien henkilötietojen tietoturvaan ja tietojen väärinkäyttöön, jotka voivat muodostua uhaksi henkilön identiteetille (PeVL 14/2009 vp, s. 3). Myös tietosuoja-asetuksessa on omaksuttu riskiperusteinen lähestymistapa. Mitä suurempi riski käsittelystä aiheutuu luonnollisen henkilön oikeuksille ja vapauksille, sitä perustellumpaa on yksityiskohtainen sääntely. Erityisesti tällä on merkitystä arkaluonteisten tietojen osalta. (PeVL 14/2018 vp, s. 5—6 ja PeVL 15/2018 vp, s. 36—37). Perustuslakivaliokunnan vakiintuneen kannan mukaan tilanteissa joissa tietosisältöjä ei ole luetteloitu tyhjentävästi, sääntelyyn on pitänyt sisällyttää vaatimus tietojen välttämättömyydestä jonkin tarkoituksen kannalta. Valiokunta ei toisaalta ole pitänyt hyvin väljiä ja yksilöimättömiä tietojensaantioikeuksia perustuslain kannalta mahdollisina edes silloin, kun ne on sidottu välttämättömyyskriteeriin (ks. esim. PeVL 15/2018 vp, s 41, PeVL, 17/2016 vp, s. 56, PeVL 71/2014 vp, s. 3, PeVL 62/2010 vp, s. 4/I ja PeVL 59/2010 vp, s. 4/I). Perustuslakivaliokunta on painottanut, että erottelussa tietojen saamisen tarpeellisuuden ja välttämättömyyden välillä on kyse tietosisältöjen laajuuden ohella myös siitä, että salassapitosäännösten edelle menevässä tietojensaantioikeudessa on viime kädessä kysymys siitä, että tietoihin oikeutettu viranomainen omine tarpeineen syrjäyttää ne perusteet ja intressit, joita tiedot omaavaan viranomaiseen kohdistuvan salassapidon avulla suojataan. Mitä yleisluonteisempi tietojensaantiin oikeuttava sääntely on, sitä suurempi on vaara, että tällaiset intressit voivat syrjäytyä hyvin automaattisesti. Mitä täydellisemmin tietojensaantioikeus kytketään säännöksissä asiallisiin edellytyksiin, sitä todennäköisemmin yksittäistä tietojensaantipyyntöä joudutaan käytännössä perustelemaan. Myös tietojen luovuttajan on tällöin mahdollista arvioida pyyntöä luovuttamisen laillisten edellytysten kannalta. Tietojen luovuttaja voi lisäksi kieltäytymällä tosiasiallisesti tietojen antamisesta saada aikaan tilanteen, jossa tietojen luovuttamisvelvollisuus eli säännösten tulkinta saattaa tulla ulkopuolisen viranomaisen tutkittavaksi. Tämä mahdollisuus on tärkeä tiedonsaannin ja salassapitointressin yhteensovittamiseksi (PeVL 15/2018 vp, s. 39).  

Tiedonsaantioikeussäännökset olisi sidottu osittain välttämättömyysvaatimukseen ja osittain tarpeellisuusvaatimukseen ja näiden sääntely poikkeaisi yksityiskohtaisuuden ja tarkkarajaisuuden osalta toisistaan perustuslakivaliokunnan edellyttämällä tavalla. Silloin kun tiedonsaantioikeus olisi sidottu välttämättömyyteen, sitä täsmennettäisiin sitomalla se ehdotettavan maahanmuuttohallinnon henkilötietolain 1 §:n mukaisiin käsittelytarkoituksiin. Tällöin lakiehdotuksessa ei täsmennettäisi tietosisältöä. Siltä osin kuin tiedonsaantioikeus olisi sidottu tarpeellisuusvaatimukseen, käsittelytarkoitusten lisäksi täsmennettäisiin tietosisältö. Tämän lisäksi säädettäisiin täsmällisemmin niistä viranomais- ja muista tahoista, joilta tietoja voi saada. 

Maahanmuuttoviraston, vastaanotto- ja järjestelykeskusten, säilöönottoyksiköiden, elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten sekä työ- ja elinkeinotoimistoiden tiedonsaantioikeutta ei niiden käsittelemien asioiden moninaisuuden vuoksi ole tarkoituksenmukaista säännellä niin, että säännöksessä lueteltaisiin tyhjentävästi kaikki viranomaiset ja henkilötiedot, jotka kuuluvat tiedonsaantioikeuden piiriin. Tämän takia tiedonsaantioikeus rajattaisiin pykälän 1 momentissa perustuslakivaliokunnan edellyttämällä tavalla välttämättömiin tietoihin. Tiedonsaantioikeus kytkettäisiin ehdotettavassa laissa toimivaltaa luovaan lainsäädäntöön, jossa tiedontarpeet, tehtävät ja toimivaltarajat on yksilöity. Sääntely olisi näin täsmällistä ja tarkkarajaista. Sääntelytapa selkeyttää kokonaisuudessaan tiedonsaantioikeutta maahanmuuttohallinnossa.  

Tieto, joka olisi ratkaiseva Maahanmuuttoviraston, vastaanotto- tai järjestelykeskuksen, säilöönottoyksikön, elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksen tai työ- ja elinkeinotoimiston lakisääteisen tehtävän suorittamiseksi, olisi välttämätön ja tällainen tieto voisi esimerkiksi johtaa oleskeluluvan myöntämättä jättämiseen. Tieto olisi välttämätön, jos ratkaisua ei voitaisi tehdä ilman sitä. Välttämättömyyteen sidottu sääntelytapa perustuu luovuttajan arvioon välttämättömyyskynnyksen täyttymisestä. Tietojen välttämättömyys tulisi niitä pyydettäessä perustella. 

Maahanmuuttovirastolla, vastaanotto- ja järjestelykeskuksilla sekä säilöönottoyksiköillä olisi oikeus saada sellaisia tietoja, jotka ovat välttämättömiä ulkomaalaisen maahantuloa ja maastalähtöä sekä oleskelua koskevien asioiden käsittelyssä sekä niitä koskevassa päätöksenteossa ja valvonnassa, Suomen kansalaisuuden saamista, säilyttämistä, menettämistä ja kansalaisuudesta vapautumista sekä kansalaisuusaseman määrittämistä koskevien asioiden käsittelyssä ja päätöksenteossa, kansainvälistä suojelua hakevan ja tilapäistä suojelua saavan vastaanotossa, ihmiskaupan uhrien auttamisessa ja ilman huoltajaa olevan lapsen edustajatoiminnassa osana vastaanottotoimintaa sekä näiden ohjauksessa, suunnittelussa ja valvonnassa, ulkomaalaisen sijoittamisessa säilöönottoyksikköön, ulkomaalaisen kohtelussa säilöönottoyksikössä sekä säilöönottoyksikön järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämisessä sekä kuntaan osoittamisessa. Lisäksi elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksilla sekä työ- ja elinkeinotoimistolla olisi oikeus saada esimerkiksi sellaisia tietoja, jotka ovat välttämättömiä yrittäjän tai työntekijän oleskelulupahakemuksen osapäätöksen tekemiselle. Tiedonsaantioikeus rajattaisiin siis edellä esitetyllä tavalla tietoihin, jotka Maahanmuuttovirasto, vastaanotto- ja järjestelykeskukset, säilöönottoyksiköt, elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukset sekä työ- ja elinkeinotoimistot välttämättä tarvitsevat niiden lakisääteisten tehtävien suorittamiseksi. Lainsäädännön selkeyden vuoksi pykälässä ei lueteltaisi edellä mainittuja tarkoituksia, vaan pykälässä viitattaisiin lain 1 §:ssä säädettyihin käsittelytarkoituksiin.  

Esimerkiksi Maahanmuuttovirastolla olisi siten oikeus saada välttämättömiä tietoja oikeusrekisterikeskuksen pitämästä sakkorekisteristä. Sakkorekisteri sisältää seuraamuksen kohteena olevan henkilön henkilötiedot, tiedot seuraamuksen laadusta ja määrästä, suoritetuista täytäntöönpanotoimenpiteistä ja niiden ajasta, kertyneistä rahamääristä sekä täytäntöönpanon esteistä. Sakkorekisterin tiedot ovat välttämättömiä Maahanmuuttoviraston lakisääteisten tehtävien suorittamiseksi, kuten kansalaistamiseen liittyvän nuhteettomuusedellytyksen selvittämiseksi, kansainvälistä suojelua koskevan hakemuksen käsittelemiseksi, pakolaisaseman ja toissijaisen suojelun lakkauttamisen ja peruuttamisen selvittämiseksi, ulkomaalaisen maasta karkottamisen perusteiden selvittämiseksi, kausityöntekijän työnantajan velvoitteiden ja laiminlyöntien selvittämiseksi sekä sen selvittämiseksi onko ulkomaalainen uhka yleiselle järjestykselle ja turvallisuudelle. Käsittelyn tarkoitukset on yksilöity kansalaisuuslaissa, ulkomaalaislaissa sekä kausityölaissa.  

Maahanmuuttovirastolla olisi myös esimerkiksi oikeus saada välttämättömät tiedot veroviranomaisilta Suomen kansalaisuuden saamisen, säilyttämisen, menettämisen ja siitä vapautumisen edellytysten selvittämiseksi sekä kansalaisuusaseman määrittämiseksi, ulkomaalaisen oleskeluluvan edellytysten selvittämiseksi, oleskelukortin myöntämisen tai peruuttamisen tai oleskeluoikeuden rekisteröinnin edellytysten selvittämiseksi, työnantajavelvoitteiden suorittamisen tarkistamiseksi ja valvomiseksi, ulkomaalaisen ilmoittaman työnantajan työnantajasuorituksista ja niiden ilmoittamisesta, verojen maksuun liittyvästä maksujärjestelystä sekä työnantajan tosiasiallisesta taloudellisesta toiminnasta. Tiedonsaantioikeus työnantajavelvoitteiden noudattamisesta olisi myös työ- ja elinkeinotoimistoilla niiden harkitessa osapäätöstä kausityöoleskelulupahakemukseen. 

Välttämättömät tiedot eivät poikkeuksetta koske hakijaa itseään, vaan tiedot voisivat koskea myös henkilöä jonka toiminnasta hakija tai hänen perheenjäsenensä ilmoittaa saavan tulonsa. Esimerkiksi velvoitteidenhoitoselvitystä käytettäisiin arvioitaessa ulkomaalaisen työnantajan kykyä selvitä laissa säädetyistä velvoitteistaan, määrättäessä ulkomaalaisen työnantajaan kohdistettavia seuraamuksia ja arvioitaessa henkilön kykyä huolehtia omasta tai perheenjäsenensä toimeentulosta Suomessa. Oleskelulupaa koskeva hakemus voidaan hylätä, jos on aihetta epäillä työnantajan kykyä tai halua maksaa ulkomaalaiselle hakemuksessa ilmoitetun suuruista palkkaa tai suoriutua muista työnantajavelvoitteistaan. Jatkolupaa koskeva hakemus voidaan evätä tai voimassaoleva lupa peruuttaa, jos työnantaja on laiminlyönyt noudattaa laissa säädettyjä velvoitteitaan. Velvoitteidenhoitoselvityksestä ilmeneviä tietoja voitaisiin myös käyttää perusteena päätökselle, jossa pidättäydyttäisiin myöntämästä lupia laissa säädettyjä velvoitteitaan laiminlyöneen työnantajan palvelukseen. Hakijan antamien tietojen tarkistaminen velvoitteidenhoitoselvityksellä olisi välttämätöntä myös tilanteissa, joissa tämä palkallaan, yritystoiminnasta tai muista lähteistä peräisin olevilla tuloillaan ilmoittaa täyttävänsä laissa säädetyn itseään tai perhettään koskevan toimeentuloedellytyksen Suomessa oleskelun aikana. Esitetyt säännökset koskisivat työnantajaa vain silloin, kun tämä olisi luonnollinen henkilö. Velvoitteidenhoitoselvityksestä oikeushenkilön osalta säädettäisiin erikseen. 

Tiedonsaantioikeus sidottaisiin nykytilasta poiketen tarpeellisuusvaatimukseen siltä osin kuin tiedot eivät olisi lakisääteisten tehtävien suorittamiseksi välttämättömiä. Tarpeellisia tietoja olisivat sellaiset tiedot, jotka tukevat Maahanmuuttovirastoa, vastaanotto- tai järjestelykeskusta tai säilöönottoyksikköä sen lakisääteisten tehtävien suorittamisessa. Tarpeellinen tieto voi siis olla tärkeä osa kokonaisharkintaa, mutta ratkaisua ei voi perustaa yksin sen varaan. Esimerkiksi Maahanmuuttovirastolla olisi siten oikeus saada esimerkiksi oikeusrekisterikeskuksen pitämästä sakkorekisteristä tiedot henkilötiedoista, ratkaisutiedoista, täytäntöönpanoasiatiedoista, muuntorangaistusasioista ja tapahtumatiedoista, silloin kun tiedot ovat tarpeellisia muiden kuin oleskelulupaa hakevien henkilöiden rekisteritiedoista kansainvälistä suojelua koskevan hakemuksen käsittelystä vastuussa olevan jäsenvaltion määrittämiseksi. Sikäli kuin tietojensaantioikeus on sidottu tarpeellisuusvaatimukseen, tarkoitetut tietosisällöt on lueteltu laissa tyhjentävästi perustuslakivaliokunnan vakiintuneen kannan mukaisesti (PeVL 17/2016 vp, s. 5—6). 

Laissa säädettäisiin oikeudesta saada tarpeellisia tietoja kunnan sosiaaliviranomaiselta, Verohallinnolta, poliisilta, Rikosseuraamuslaitokselta sekä oikeusrekisterikeskuksen ylläpitämästä sakkorekisteristä ja oikeushallinnon valtakunnallisesta tietojärjestelmästä muiden kuin oleskelulupaa hakevien henkilöiden tiedoista, joilla voi olla merkitystä lapsen edun arvioinnissa tai sen arvioinnissa onko henkilö kykenevä huolehtimaan toisesta henkilöstä kansainvälistä suojelua koskevan hakemuksen käsittelystä vastuussa olevan jäsenvaltion määrittämiseksi. Kyse on vastuunmäärittämisasetuksen ("Dublin-asetus", 604/2013/EU) 8 artiklan 2 kohdan (alaikäiset turvapaikanhakijat) ja 16 artiklan 1 kohdan (riippuvuussuhteessa olevat henkilöt) mukaisen harkinnan suorittamiseksi tarvittavista tiedoista. Asetuksen mukaisen harkinnan tulee perustua siihen onko henkilö, jonka olisi tarkoitus huolehtia alaikäisestä tai riippuvuussuhteessa olevasta, kykenevä huolehtimiseen. Komissio ei ole avannut edellytysten sisältöä. Komission täytäntöönpanoasetuksella 118/2014/EU annettiin kuitenkin vakiolomakkeet helpottamaan tällaisten henkilöiden tunnistamista (liitteet VII ja VIII). Näillä lomakkeilla tietoa antavan valtion on ilmoitettava onko alustavaa näyttöä muun muassa henkilön kyvystä ja aineellisista valmiuksista huolehtia alaikäisestä tai riippuvuussuhteessa olevasta. Kyseisissä tiedoissa on kyse Suomessa oleskelevasta henkilöstä, joka voi olla myös Suomen kansalainen. Kykyä ja aineellista valmiutta arvioitaisiin esimerkiksi rikostietojen sekä tulo- ja varallisuustietojen perusteella. Maahanmuuttoviraston olisi tarpeellista saada kunnan sosiaaliviranomaiselta, Verohallinnolta, poliisilta, Rikosseuraamuslaitokselta sekä oikeusrekisterikeskuksen ylläpitämästä sakkorekisteristä ja oikeushallinnon valtakunnallisesta tietojärjestelmästä tiedot tämän huolehtimiskykyä koskevan harkinnan suorittamiseksi. Suoritettavalla harkinnalla voisi olla merkitystä erityisesti lapsen edun kannalta. Henkilön yksityisyyden suojaan puuttuminen on näin ollen oikeasuhtaista, koska tavoitteena on heikommassa asemassa olevien lasten ja läheisiinsä erityisessä riippuvuussuhteessa olevien suojaaminen. 

Esimerkiksi oikeusrekisterikeskukselta Maahanmuuttovirasto tarvitsisi henkilön Dublin-asetuksen mukaisen huolehtimiskyvyn selvittämiseksi tiedot rangaistuksista ja niiden laadusta, sillä esimerkiksi ehdoton vankeusrangaistus vaikuttaa suoraan henkilön kykyyn huolehtia toisesta henkilöstä. Tämän lisäksi tarvitaan Rikosseuraamuslaitokselta tieto vapautumisajankohdasta ja vapautumiseen liittyvistä ehdoista, kuten ehdonalaiseen vapauteen liittyvästä valvonnasta, joilla on myös merkitystä henkilön huolehtimiskyvyn kannalta.  

Esimerkiksi Maahanmuuttovirastolla olisi oikeus saada ulkoasiainhallinnolta tieto asiakirjojen laillistamisesta. Laillistamisen tarkoituksena on edustustossa varmentaa asiakirjan antaneen viranomaisen toimivalta antaa kyseinen asiakirja kyseisessä vieraassa valtiossa. Edustustoissa suoritetuista notaaritoimituksista pidetään ns. notaaritoimitusten luetteloa. Maahanmuuttovirastossa kansalaisuusasioissa tieto siitä, miksi asiakirjaa ei ole laillistettu, on tarpeellinen. 

Tiedon saamisesta teknisen käyttöyhteyden avulla ei olisi enää tarpeen säätää erikseen, koska perustuslakivaliokunta ei ole enää viimeaikaisessa lausuntokäytännössään nostanut sitä esiin henkilötietojen suojaa koskevana tärkeänä sääntelykohteena (PeVL 14/2018 vp, PeVL 2/2018 vp ja PeVL 31/2017 vp). Muutoinkin tietojen siirtämisen teknisistä edellytyksistä tulisi säätää vain tiedon luovuttajan osalta, koska tämä taho vastaa hallussaan olevista tiedoista. Tiedon luovuttamisesta teknisen rajapinnan avulla sekä katseluyhteyden avaamisesta on valmisteilla yleislaki.  

13 §.Henkilötietojen luovuttaminen. Pykälän 1 momentissa säädettäisiin, että sen lisäksi, mitä muualla laissa säädetään tai Suomea sitovissa kansainvälisissä sopimuksissa määrätään, 1 §:n nojalla kerättyjä ja tallennettuja henkilötietoja saa salassapitosäännösten estämättä luovuttaa siinä määrin, kuin tiedonsaantioikeuksista säädetään vastaanottavan viranomaisen tai muun tahon lakisääteisten tehtävien suorittamiseksi. Pykälän nojalla henkilötietoja voitaisiin luovuttaa vain kansallisessa säädöksessä annetun tiedonsaantioikeuden nojalla. Henkilötietojen luovuttamisesta Euroopan unionin yhteisiin tietojärjestelmiin säädetään erikseen. 

Raskaan sääntelyrakenteen synnyttävän ja tulkintaongelmia luovan kaksinkertaisen sääntelyn purkamiseksi henkilötietojen luovuttamista koskevaa sääntelyä yksinkertaistettaisiin voimassaolevaan lainsäädäntöön nähden siirtymällä sääntelymalliin, jossa tiedonluovutus olisi sidottu vastaanottavan viranomaisen lakisääteisiin tehtäviin perustuviin tiedonsaantioikeuksiin. Tiedonluovutuksen luova käsittelytarkoitus, tietosisältö ja luovutuksen kohde olisi sidottu tietojen pyytäjän lainsäädäntöön sisältyviin tiedonsaantioikeuksiin. Lähtökohta olisi, että tiedonsaantioikeus loisi vastanottajalle yksilöidyn oikeuden saada tietoa. Tiedonluovutuksesta olisi kuitenkin edelleen tarpeen säätää ottaen huomioon ne edellytykset, jotka salassapidon murtavalle sääntelylle on julkisuuslain 29 §:ssä asetettu. Koska tiedonsaantioikeudesta säätämine olisi lähtökohta säänneltäessä tiedon liikkumista, tiedonluovutuksen osalta olisi mahdollista siirtyä yleisluontoisempaan sääntelymalliin. Voimassaolevaan ulkomaalaisrekisterilain 10 §:ään verrattuna muuttuneella muotoilulla ei ole tarkoitus muuttaa tiedonsaajien oikeutta saada tietoja. Valmistelussa on varmistuttu voimassaolevan ulkomaalaisrekisterilain 10 §:n mukaisten tiedonsaajien tiedonsaantioikeuksien riittävyydestä pyytämällä näitä tahoja huomioimaan lausunnoissaan mahdolliset puutteet tiedonsaantioikeuksissaan. Nyt esitettävä muotoilu mahdollistaisi tiedonluovutuksen jatkossa myös sellaisissa tilanteissa, joissa tiedonsaanti perustuu vastanottajan tiedonsaantioikeuksiin, mutta tiedonluovutuksesta ei nykyään ole erikseen säädetty ulkomaalaisrekisterilaissa.  

Rekisterinpitäjät päättäisivät itsenäisesti tietojen luovuttamisesta rekisterinpitäjän vastuun nojalla. Yhteisrekisterinpitäjyys ei loisi oikeutta luovuttaa kaikkia lain soveltamisalan piiriin kuuluvia tietoja, vaan kukin rekisterinpitäjä voisi luovuttaa ainoastaan sellaisia tietoja, joita kyseinen viranomainen on toimivaltainen käsittelemään ja joista se rekisterinpitäjänä vastaa.  

Tietoja luovuttavan tahon tulisi arvioida tiedonsaantia koskeva pyyntö luovuttamisen laillisten edellytysten kannalta. Rekisterinpitäjän vastuu sisältää velvollisuuden arvioida, mitä tietoa se luovuttaa vastaanottavan viranomaisen tiedonsaantioikeuden nojalla. Käyttötarkoitussidonnaisuuden toteutumisen varmistamiseksi tiedonsaajan tulisi tietoa tai tietoja tai järjestelmään pääsyä pyytäessään perustella se, mihin sen oikeus saada kyseistä tietoa perustuu, tiedon käsittelytarkoitus sekä tarvittavat tiedot. Rekisterinpitäjä arvioisi tiedonpyytäjän pyynnön perusteella tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohdan c alakohdan henkilötietojen minimointia koskeva periaatteen huomioiden luovutettavien henkilötietojen tietosisällön sekä sen, missä muodossa tiedot luovutetaan. Tietoa luovuttavan viranomaisen tulisi luovutuksen edellytyksiä arvioidessaan huomioida muun muassa tiedon tarve eli mihin tarkoitukseen henkilötietoa pyydetään, onko pyydetty tieto yksilöity riittävällä tavalla käyttötarkoitus huomioiden, onko tieto sekä tietoa pyytävä viranomainen yksilöity riittävällä tarkkuudella, onko tieto saatavissa muusta tietolähteestä tai esimerkiksi hakijalta itseltään ja mikäli näin on, puoltaako esimerkiksi tiedon luotettavuusvaatimus (tiedon nojalla tehdään henkilöä velvoittava päätös) tiedon saamista juuri luovuttavalta taholta sekä onko intressin ja riskin välillä riittävä tasapaino erityisesti, jos kyseessä on pääsyoikeuden avaaminen tietojärjestelmään. Arvioinnin ei tarvitsisi olla tiukan tapauskohtaista tilanteissa, joissa tietoa luovutetaan säännönmukaisesti tietylle viranomaiselle tiettyä käyttötarkoitusta varten. 

Laissa ei eriteltäisi tilanteita sen mukaan, onko kyse tiedon yksittäistapauksellisesta luovutuksesta vai muiden kuin yksittäisten tietojen luovuttamisesta. Laissa ei enää säädettäisi tietojen luovuttamisesta teknisen käyttöyhteyden avulla, eikä luovutettavien tietojen teknisestä suojaamisesta. Perustuslakivaliokunta on aiemmin edellyttänyt teknisestä käyttöyhteydestä säätämistä osana rekisterisääntelyä (PeVL 12/2002 vp, s. 5), mutta viimeaikaisessa lausuntokäytännössään perustuslakivaliokunta ei ole enää nostanut sitä esiin henkilötietojen suojaa koskevana tärkeänä sääntelykohteena (PeVL 14/2018 vp, PeVL 2/2018 vp ja PeVL 31/2017 vp). Valtiovarainministeriössä on lisäksi valmisteilla julkisen hallinnon tiedonhallintalaki, jossa säänneltäisiin yleislain tasolla tiedon luovuttamisesta teknisen rajapinnan avulla tai katseluoikeuden antamisesta järjestelmään. Ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmän osalta Maahanmuuttovirasto ja kansallisen viisumijärjestelmän osalta ulkoasiainhallinto toimisi järjestelmän ylläpitäjänä, joka päättäisi tiedon luovuttamisesta teknisen rajapinnan avulla tai katseluyhteyden avaamisesta järjestelmään. Luovutettavia tietoja koskeva teknisen suojaamisen vaatimus seuraa puolestaan suoraan tietosuoja-asetuksen 25 artiklan mukaisesta sisäänrakennetusta ja oletusarvoisesta tietosuojasta sekä 32 artiklan mukaisesta käsittelyn turvallisuudesta. Tietosuoja-asetus edellyttää korkeaa tietosuojan ja tietoturvallisuuden tasoa.  

Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja saisi luovuttaa 1 momentissa säädetyin edellytyksin vain, jos se on välttämätöntä viranomaisen lakisääteisten tehtävien suorittamiseksi. Luovuttamisen edellytyksiä arvioitaessa tulisi erityistä painoarvoa antaa sille, että kyseessä on erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluva henkilötieto. Perustuslakivaliokunnan mukaan tietojen käyttämiseen varsinaisen keräämis-ja tallettamistarkoituksen ulkopuolelle jääviin tarkoituksiin on laajojen biometrisiä tunnisteita sisältävien rekisterien yhteydessä syytä suhtautua kielteisesti. Käyttötarkoitussidonnaisuudesta voidaan tällöin tehdä vain täsmällisiä ja vähäisiksi luonnehdittavia poikkeuksia. Sääntely ei saa johtaa siihen, että muu kuin alkuperäiseen käyttötarkoitukseen liittyvä toiminta muodostuu rekisterin pääasialliseksi tai edes merkittäväksi käyttötavaksi (PeVL 14/2009 vp s. 4, PeVL 14/2017 vp, PeVL 1/2018 vp). Tämä edellyttäisi suppeaa luovutussäännösten tulkintaa. 

Tietojen luovuttaminen ei koskisi oleskeluluvan, oleskelulupakortin tai oleskelukortin hakijalta taikka muukalaispassin tai pakolaisen matkustusasiakirjan hakijalta otettuja sormenjälkiä, ellei muualla laissa toisin säädetä. Sormenjälkien käsittelystä säädettäisiin erikseen lain 9 ja 10 §:ssä. 

14 §.Henkilötietojen luovuttaminenEuroopan unionin yhteisiin tietojärjestelmiin. Pykälässä säädettäisiin Maahanmuuttoviraston oikeudesta luovuttaa salassapitosäännösten estämättä Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 5 osaston 2 luvun nojalla annetuilla asetuksilla perustettuihin Euroopan unionin yhteisiin tietojärjestelmiin kulloinkin kyseessä olevan perustamisasetuksen mukaisia henkilötietoja. Toimivalta luovuttaa henkilötietoja asetuksella perustettuihin Euroopan unionin yhteisiin tietojärjestelmiin seuraa suoraan kustakin perustamisasetuksesta.  

Euroopan unionin yhteisiä tietojärjestelmiä on useita, joista osa on vasta valmisteilla. Tällaisia ovat toisen sukupolven Schengenin tietojärjestelmä (SIS II), Eurodac-järjestelmä, viisumitietojärjestelmä (VIS), Rajanylitystietojärjestelmä (EES) sekä EU:n matkustustieto- ja -lupajärjestelmä (ETIAS). 

Näiden tietojärjestelmien säädöspohjan muodostavat toisen sukupolven Schengenin tietojärjestelmää (SIS II) koskeva Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 1987/2006, joka on tarkoitus korvata SIS-poliisiyhteistyöasetuksella ja SIS-rajatarkastusasetuksella sekä niitä täydentävällä SIS-palautusasetuksella, Eurodac-järjestelmää koskeva Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) N:o 603/2013, viisumitietojärjestelmää (VIS) koskeva Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 767/2008, rajanylitystietojärjestelmää (EES) koskeva Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2017/2226 sekä EU:n matkustustieto- ja -lupajärjestelmää (ETIAS) koskeva Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2018/1240.  

Schengen tietojärjestelmän osalta säännös vastaisi voimassa olevan poliisin henkilötietolain 36 §:n mukaista säännöstä. Säännös on tarkoituksenmukaista sisällyttää maahanmuuttohallinnon henkilötietolakiin, koska valmisteilla olevan poliisin henkilötietolain kokonaisuudistuksessa voimassaolevaa säännöstä on tarkoitus kaventaa koskemaan vain poliisia. Tarkoituksena on tuoda näkyväksi Maahanmuuttoviraston oikeus luovuttaa tietoa Schengenin tietojärjestelmään nykytilaa vastaavasti. Myös Rajavartiolaitos on arvioinut tarpeelliseksi säätää tietojen luovutuksesta Rajavartiolaitoksen henkilötietolaissa. Velvoite tietojen luovuttamiselle seuraa toisen sukupolven Schengenin tietojärjestelmän (SIS II) perustamisesta, toiminnasta ja käytöstä annetusta Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksesta (EY) N:o 1987/2006. Valmistelussa on arvioitu, että vaikka velvoite seuraa suoraan asetuksesta, luovutuksesta olisi tarpeen säätää erikseen, koska esimerkiksi biometristen tietojen, kuten sormenjälkien, luovutus koskisi tietosuoja-asetuksen 9 artiklan mukaisiin erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen luovutusta. Myös perustuslakivaliokunta on aiemmassa lausuntokäytännössään rinnastanut biometriset tiedot arkaluonteisiin tietoihin, joiden asianmukaiseksi suojaamiseksi niiden luovuttamisesta tulee säätää erikseen (PeVL 14/2009 vp, s. 3 ja PeVL 47/2010 vp, s. 3). Tiedonluovutuksesta olisi tarpeen säätää myös ottaen huomioon ne edellytykset, jotka salassapidon murtavalle sääntelylle on julkisuuslain 29 §:ssä asetettu. 

15 §.Tietojen poistaminen. Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 3 kohdassa mahdollistetaan tietojen säilytysajoista säätäminen kansallisessa lainsäädännössä. Tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohdan c alakohdan tietojen minimointia ja 5 artiklan 1 kohdan e alakohdan säilytyksen rajoittamista koskevan lähtökohdan mukaisesti henkilötietojen poistamista koskevat määräajat perustuisivat tarpeeseen säilyttää tietoa vain ajan, joka on rekisterinpitäjän lainmukaisten tehtävien suorittamiseksi ja lakien noudattamisen valvomiseksi tarpeen sekä henkilön oikeusturvan kannalta perusteltua.  

Perustuslakivaliokunta on käytännössään korostanut arkaluonteisten tietojen käsittelyn rajaamista siihen, mikä on välttämätöntä sen tavoitteen saavuttamiseksi, jonka vuoksi tiedot on järjestelmään tallennettu (PeVL 13/2017 vp, s. 6), kun taas muun tyyppisten henkilötietojen kohdalla valiokunta on suhtautunut sallivammin pidempiin säilytysaikoihin (PeVL 2/2018 vp, s. 6). Henkilötietojen säilyttämiseen liittyvien riskien ja niiden säilyttämisellä tavoiteltujen oikeusturvan varmistamisen ja identiteetin suojaamisen välillä on tehty punnintaa varsinkin erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien henkilötietojen osalta.  

Säännöksen johtolauseessa olisi informatiivinen säännös, jolla pyrittäisiin huomioimaan Euroopan unionin lainsäädännöstä mahdollisesti seuraavat poikkeavat henkilötietojen poistoajat. Unionissa on tällä hetkellä valmisteltavana menettelyasetus ja uudelleensijoittamista koskeva asetus, joissa säädetään kansainvälistä suojelua hakeneen henkilön asiaa koskevien tietojen poistamisesta.  

Tietojen poistamista koskeva aika pitenisi tietyissä tilanteissa. Voimassaolevaan lakiin verrattuna tietojen poistamiseen liittyvät säännökset pitenisivät, kun 1 kohdan mukaan henkilön tunnistetiedoista asiakasnumero, nimi, syntymäaika, henkilötunnus, ulkomainen henkilönumero, muu ulkomainen henkilön yksilöimiseksi annettu tunnus, kansalaisuus sekä henkilön perhesuhdetiedot poistettaisiin kymmenen vuoden kuluttua siitä, kun hän on kuollut tai saanut Suomen kansalaisuuden tai häneen liittyvien asioiden tiedot on poistettu.  

Maahanmuuttohallinnolle on leimallista, että aiemmin vireillä olleet asiat voivat olla merkityksellisiä myöhemmissä asioissa, esimerkiksi uutta oleskelulupaa haettaessa, myöhemmin vireille tulevassa perheenjäsenen oleskelulupa-asiassa, kansalaisuuden myöntämistä koskevassa asiassa tai kansalaisuuden menettämisasian yhteydessä. Rekisteröidyn oikeuksien turvaamiseksi on tärkeää, että merkitykselliset perustiedot säilytetään riittävän pitkään. Henkilön perustietojen riittävän pitkää säilyttämisaikaa puoltaa lisäksi väärinkäytöstilanteiden ennalta ehkäiseminen esimerkiksi estämällä useamman päällekkäisen henkilöllisyyden luominen. Ilman riittävän pitkää perustietojen säilytysaikaa usean henkilöllisyyden luominen on mahdollista tilanteissa, joissa henkilö on ensin esimerkiksi opiskellut Suomessa ja palaa maahan myöhemmin esimerkiksi työntekijänä. Usean eri henkilöllisyyden tilanteet aiheuttavat hankalia heijastusvaikutuksia myös muiden viranomaisten rekisterimerkintöihin. Tällaisten päällekkäisyyksien välttäminen on myös hakijan edun mukaista. Riittävän pitkä määräaika olisi perusteltu myös kansalaisuuden menettämistä koskevan asian vireille tulemisen näkökulmasta. Päätöstä kansalaisuuden menettämisestä ei voida tehdä, jos kansalaisuushakemuksen tai -ilmoituksen ratkaisusta on kulunut yli viisi vuotta. Jos kansalaisuuden menettämistä koskeva asia on tullut vireille ennen kuin viisi vuotta on kulunut kansalaisuuspäätöksen tekemisestä, päätös voidaan kuitenkin tehdä vielä tämän jälkeen. Määräaika on perusteltu myös siksi, että perheenjäsenen oleskelulupa-asian vireille tuleminen on mahdollista vielä pitkään esimerkiksi henkilön kuoleman jälkeen.  

Tietosuoja-asetuksen johdanto-osan 27 kappaleen mukaan tietosuoja-asetusta ei sovelleta kuolleita henkilöitä koskeviin tietoihin, mutta niistä voidaan säätää kansallisessa lainsäädännössä. Maahanmuuttohallinnon alalla henkilötietojen säilyttämisestä olisi edellä esitetyn johdosta tarpeellista säätää vielä henkilön kuoleman jälkeen. 

Pykälän 2 kohdan mukaan muut henkilötiedot poistettaisiin viimeistään, kun oleskeluoikeuden päättymisestä tai viimeisimmän vireillä olleen asian viimeisestä tiedon merkitsemisestä on kulunut viisi vuotta. Myös henkilöön liittyvien asioiden tiedot poistettaisiin samalla.  

Tietojen poistamista koskevat määräajat kaikkien vireillä olleiden asioiden osalta laskettaisiin viimeisimmän vireillä olleen asian päättymisestä. Tämä olisi muutos nykytilaan verrattuna. Tämä pidentäisi osa henkilötiedoista säilytysaikaa. Kaikkien asioiden samanaikainen poistaminen olisi kuitenkin perusteltua sen välttämiseksi, että henkilön asiaa koskevissa tiedoissa olisi ajallisia aukkoja, jota ei voida pitää perusteltuna rekisteröidyn oikeusturvankaan näkökulmasta.  

Pykälän 3 kohdan mukaan perustuslakivaliokunnan edellä esitetyn kannan mukaisesti erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat tiedot poistettaisiin kuitenkin heti kun ne olisivat käyneet tarpeettomiksi. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvan henkilötiedon käsittelyn edellytyksenä on välttämättömyys jonkin tarkoituksen kannalta. Näin ollen erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluva henkilötieto olisi tarpeeton silloin, kun se ei enää ole käsittelyn näkökulmasta välttämätön.  

Luonteensa vuoksi myös huomiotiedot poistettaisiin erillisen määräajan puitteissa kuuden kuukauden kuluttua tiedon merkitsemisestä. Huomiotietojen, kuten muidenkin tietojen osalta, olisi huomioitava tietojen minimointia koskeva lähtökohta, jonka mukaan tietojen on oltava rajoitettuja siihen, mikä on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään.  

Esityksessä omaksutun käyttötarkoitussidonnaisen lähtökohdan mukaisesti henkilötietojen poistaminen ei olisi sidottu mihinkään järjestelmään, vaan henkilötiedot poistettaisiin niistä järjestelmistä, joissa niitä käsitellään. Lakisääteisen säilytysajan päätyttyä henkilötiedot tulisi poistaa joko hävittämällä ne tai siirtämällä ne arkistoon sen mukaan mitä Arkistolaitos määrää asiakirjojen tai asiakirjoihin sisältyvien tietojen säilyttämisestä pysyvästi. Poistetut tiedot arkistoitaisiin siis siten kuin siitä erikseen säädetään tai määrätään. Virheelliseksi todetun tiedon poistamisesta säädettäisiin erikseen. 

Tietojen poistamisesta vastaavasta viranomaisesta säädettäisiin 4 ja 5 §:ssä.  

16 §.Virheelliseksi todettu henkilötieto. Sen estämättä mitä tietosuoja-asetuksessa säädetään virheellisen tiedon poistamisesta, virheelliseksi todetun henkilötiedon saisi säilyttää korjatun henkilötiedon yhteydessä, jos se olisi tarpeen rekisteröidyn, muun asianosaisen tai rekisterinpitäjän henkilöstöön kuuluvan oikeuksien turvaamiseksi. Tällaista henkilötietoa saisi käyttää vain mainitussa tarkoituksessa.  

Tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohdan d kohdan mukaan henkilötietojen on oltava täsmällisiä ja tarvittaessa päivitettyjä; on toteutettava kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat ja virheelliset henkilötiedot poistetaan ja oikaistaan viipymättä. Tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa säädetään tietojen poistamisesta erikseen luetelluissa tilanteissa, mutta tietojen virheellisyyttä ei ole artiklassa luettu poistamisen perusteeksi. Tietosuoja-asetuksen 23 artiklan 1 kohdan i alakohdan mukaan 5 artiklassa säädettyjen oikeuksien ja velvollisuuksien soveltamisalaa voidaan rajoittaa lainsäädännössä, siltä osin kuin sen säännökset vastaavat 12—22 artiklassa säädettyjä oikeuksia ja velvollisuuksia, kunhan rajoituksessa noudatetaan keskeisiltä osin perusoikeuksia ja -vapauksia ja se on demokraattisessa yhteiskunnassa välttämätön ja oikeasuhteinen toimenpide, jotta voidaan taata rekisteröidyn suojelu tai muille kuuluvat oikeudet ja vapaudet. Tällaisista rajoituksista säätäminen edellyttää tietosuoja-asetuksen 23 artiklan 2 kohdan mukaan myös erityisiä säännöksiä muun muassa suojatoimista ja tietojen säilytysajoista. Suojatoimista on erityisten henkilötietoryhmien osalta säädetty erikseen tietosuojalain 6 §:n 2 momentissa. Virheelliseksi todetun tiedon säilyttäminen on välttämätön ja oikeasuhtainen toimenpide rekisteröidyn, muun asianosaisen tai rekisterinpitäjän henkilöstöön kuuluvan oikeuksien ja vapauksien turvaamiseksi. 

Pykälä ei rajoittaisi oikeutta tietojen oikaisemiseen, mutta virheelliseksi todetut tiedot olisi 1 momentissa tarkoitetuissa tilanteissa mahdollista säilyttää oikaistujen tietojen yhteydessä. Pykälässä säädettäisiin virheelliseksi todetun tiedon säilyttämisestä tilanteissa, joissa se on tarpeen rekisteröidyn, muun asianosaisen tai rekisterinpitäjän henkilöstöön kuuluvan oikeuksien turvaamiseksi. Voimassaolevan ulkomaalaisrekisterilain 9 §:n 2 momenttiin verrattuna oikeustila muuttuisi niin, että merkityksellistä olisi myös muun asianosaisen oikeuksien turvaaminen esimerkiksi perheenjäsenen oleskelulupaa koskevissa tilanteissa. 

Virheelliseksi todettu tieto, jota säilytetään, olisi poistettava heti kun tiedon säilyttäminen oikeuksien turvaamiseksi ei enää olisi tarpeen, viimeistään kuitenkin viiden vuoden kuluttua virheen havaitsemisesta. Viiden vuoden määräajan alkamistapa muuttuisi, kun määräaika laskettaisiin virheellisen henkilötiedon tallentamisen sijaan virheen havaitsemisesta. Virheellisen tiedon viiden vuoden säilyttämisaika on perusteltu esimerkiksi tilanteissa, joissa on kyse virheellisen tiedon tallentaneen virkamiehen oikeusturvasta virkavastuuta koskevassa asiassa.  

17 §.Tietojen arkistointi. Pykälä sisältäisi informatiivisen säännöksen, jossa todettaisiin, että arkistotoimen tehtävistä ja arkistoon siirrettävistä asiakirjoista säädetään ja määrätään erikseen. Tällä hetkellä muotoilulla tarkoitettaisiin sitä, mitä voimassa olevassa arkistolaissa (831/1994) tai sen nojalla säädetään. Muotoilu ottaisi kuitenkin huomioon sen, että arkistolaki suunnitellaan korvattavaksi julkisen hallinnon tiedonhallintalailla. 

Tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohdan e alakohdassa yleisen edun mukaista arkistokäyttötarkoitusta ei pidetä yhteensopimattomana alkuperäisen käyttötarkoituksen kanssa. Tällä perusteella henkilötietoja sisältäviä tietoaineistoja voidaan arkistoida, jos se on yleisen edun mukaista. 

18 §.Rekisteröidyn tarkastusoikeuden toteuttaminen. Pykälässä säädettäisiin menettelystä omien tietojen tarkastusoikeuden toteuttamiseksi. Tarkastusoikeuden toteuttamisen kohteena olevissa henkilötiedoissa on useimmiten kyse arkaluonteisista tai salassa pidettävistä tiedoista. Tämän johdosta on oltava varmuus siitä, että henkilö, jolle tarkastusoikeuden kohteena olevat tiedot luovutetaan, on tosiasiassa se henkilö, jota koskevista henkilötiedoista on kyse. Rekisteröidyn oikeuksien toteutumisen edistämiseksi säädettäisiin 6 §:ssä rekisteröidyn yhteyspisteistä, joita olisivat Maahanmuuttovirasto ja ulkoasiainhallinto. Rekisteröidyn yhteyspisteen nimeäminen ei kuitenkaan estä rekisteröityä esittämästä tarkastusoikeutta koskevia pyyntöjä myös muille rekisterinpitäjille. 

Tietosuoja‐asetuksen 15 artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa. Tietosuoja-asetuksen 23 artiklan 1 kohdan i alakohdan nojalla on mahdollisuus kansallisella lainsäädäntötoimenpiteellä rajoittaa myös artiklassa säädettyjä oikeuksia ja velvollisuuksia, jos kyseisessä rajoituksessa noudatetaan keskeisiltä osin perusoikeuksia ja -vapauksia ja se on demokraattisessa yhteiskunnassa välttämätön ja oikeasuhteinen toimenpide, jotta voidaan taata rekisteröidyn suojelu. Tällöin lainsäädäntötoimenpiteissä on huomioitava 23 artiklan 2 kohdan mukaiset erityiset säännökset. Näistä suojatoimista on erityisten henkilötietoryhmien osalta säädetty erikseen tietosuojalain 6 §:n 2 momentissa. Rekisteröidyn tarkastusoikeuden toteuttamista koskevat yksityiskohtaiset menettelysäännökset olisivat välttämättömiä ja oikeasuhteisia rekisteröidyn yksityisyyden suojaamiseksi ja laissa säädetyn salassapidon toteutumiseksi viranomaistoiminnassa. 

Rekisteröidyn olisi tarkastusoikeutta toteuttaessaan esitettävä tätä koskeva pyyntö kirjallisesti rekisterinpitäjälle sekä todistettava ennen henkilötietojen luovuttamista henkilöllisyytensä joko luotettavana pidettävillä asiakirjoilla tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjälle taikka käyttämällä vahvaa sähköistä tunnistamista. 

Tarkastusoikeuden toteuttaminen edellyttäisi aina pyynnön esittämistä rekisterinpitäjälle kirjallisesti. Pyyntö voisi tapahtua esimerkiksi sähköpostilla tai postilla lähetettävällä pyynnöllä tai henkilökohtaisen käynnin yhteydessä esimerkiksi lomakkeella. Pyynnön voisi esittää rekisteröidyn puolesta myös muu henkilö, esimerkiksi edustaja tai avustaja.  

Tarkastusoikeuttaan käyttävän rekisteröidyn henkilöllisyydestä tulisi varmistua ennen tarkastusoikeuden toteutumista eli viimeistään tarkastusoikeuden kohteena olevien henkilötietojen luovuttamisen yhteydessä. Rekisteröity voisi todistaa henkilöllisyytensä luotettavana pidetyillä asiakirjoilla rekisterinpitäjän luona tai esimerkiksi niin, että tarkastusoikeuden kohteena olevat pyydetyt tiedot toimitettaisiin rekisteröidylle kirjatulla kirjeellä, jolloin rekisteröidyn henkilöllisyyden todentaminen voisi tapahtua kirjattua kirjettä koskevaa normaalia luovutusmenettelyä noudattaen. Maahanmuuttoviraston palveluverkoston harvalukuisuuden johdosta olisi perusteltua, että omien tietojen tarkastusoikeuden toteuttaminen ei edellyttäisi henkilökohtaista käyntiä Maahanmuuttoviraston palvelupisteessä, mikäli henkilöllä on luotettavana pidetty asiakirja. Luotettavana pidettyjä asiakirjoja ovat ainakin voimassa oleva henkilöllisyyden osoittava asiakirja sekä voimassa oleva passi. Rekisteröidyillä, erityisesti turvapaikanhakijoina maahan tulleilla, ei aina ole luotettavana pidettäviä asiakirjoja. Näissä tilanteissa rekisteröity olisi mahdollista tunnistaa henkilökohtaisen käynnin yhteydessä rekisterinpitäjän luona esimerkiksi tietojärjestelmään tallennetuista tiedoista, kuten turvapaikkahakemuksen yhteydessä otettuun valokuvaan vertaamalla. Rekisteröidyn olisi myös mahdollista käyttää vahvaa sähköistä tunnistamista.  

Rekisteröidyn tarkastusoikeuden toteuttamista koskevan pyynnön osoittamisesta poliisille olisi voimassa mitä henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa annetun lain 44 §:ssä säädetään. Rekisteröidyn olisi tarkastusoikeutta käyttäessään esitettävä tätä tarkoittava pyyntö henkilökohtaisesti poliisille ja todistettava henkilöllisyytensä. Pyynnön voisi esittää myös käyttämällä varmennetulla tavalla luotettavaa sähköistä tunnistamista, jos tällainen palvelu on käytössä. Tarkastusoikeuden toteuttamista koskeva erilainen menettelytapa poliisille osoitettujen tarkastuspyyntöjen osalta olisi perusteltua yhtenäisen prosessin varmistamiseksi poliisin toiminnassa. Tilanteissa, joissa rekisteröidyn yhteyspiste, esimerkiksi Maahanmuuttovirasto, toteuttaisi rekisteröidyn tarkastusoikeutta poliisin tietojen osalta, rekisteröidyn yhteyspiste vastaisi siitä, että henkilöllisyys tulee todennetuksi muussa prosessin vaiheessa ja tiedot luovutetaan oikealle henkilölle. 

19 §.Rekisteröidyn oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä. Rekisteröidyn oikeutta rajoittaa rekisterinpitäjän toteuttamaa henkilötietojen käsittelyä ei kuitenkaan sovellettaisi tässä laissa säädettyyn henkilötietojen käsittelyyn. Rekisteröidyn oikeutta voidaan rajoittaa tietosuoja-asetuksen 23 artiklan jäsenvaltioille jättämän liikkumavaran puitteissa. Tietosuoja-asetuksen 23 artiklan 1 kohdan h ja i alakohdan nojalla on mahdollisuus kansallisella lainsäädäntötoimenpiteellä rajoittaa myös artiklassa säädettyjä oikeuksia ja velvollisuuksia, jos kyseisessä rajoituksessa noudatetaan keskeisiltä osin perusoikeuksia ja -vapauksia ja se on demokraattisessa yhteiskunnassa välttämätön ja oikeasuhteinen toimenpide, jotta voidaan taata niin julkisen vallan käyttöön liittyvä valvonta-, tarkastus- ja sääntelytehtävä kuin rekisteröidyn suojelu tai muille kuuluvat oikeudet ja vapaudet. Tällöin lainsäädäntötoimenpiteissä on huomioitava 23 artiklan 2 kohdan mukaiset erityiset säännökset. Näistä suojatoimista on erityisten henkilötietoryhmien osalta säädetty erikseen tietosuojalain 6 §:n 2 momentissa. 

Maahanmuuttohallinnossa rekisteröidyn rajoituspyynnön perusteena olisi todennäköisesti aina tietojen paikkansapitämättömyys. Jos henkilötiedon käsittely rajoitettaisiin rekisteröidyn pyynnön perusteella automaattisesti siihen saakka kunnes rekisterinpitäjä on voinut varmistaa tiedon paikkansapitävyyden, olisi tiedosta riippuen mahdollista, että päätöksenteko sekä maahanmuuttohallinnossa että maahanmuuttohallinnon tietoja päätöksenteossaan käyttävässä viranomaisessa pysähtyisi varmistamismenettelyn ajaksi. Maahanmuuttohallinnon päätöksenteko perustuu lakiin. Päätöksenteossa käytettävän tiedon oikeellisuudesta varmistuminen on ratkaisevaa oikean päätöksen ja siten henkilön oikeusturvan varmistamiseksi. Maahanmuuttohallinnon menettelyille asetetut muut lakiin perustuvat vaatimukset sekä rekisteröidyn mahdollisuus käyttää muita oikeuksiaan tietojensa oikeellisuuden varmistamiseen täyttävät tietosuoja-asetuksen 23 artiklan 1 kohdan h ja i alakohdan edellyttämät välttämättömyyden ja oikeasuhtaisuuden vaatimukset rekisterinpitäjän lakisääteisten tehtävien toteuttamiseksi, mikä osaltaan suojaa rekisteröityä.  

20 §.Automatisoidut yksittäispäätökset. Pykälässä säädettäisiin siitä, että Maahanmuuttovirasto voisi ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmässä tehdä päätöksen täysin automatisoidusti, jolloin tietojärjestelmä suorittaisi kaikki asiankäsittelyn ja päätöksenteon vaiheet ilman, että kukaan luonnollinen henkilö käsittelee asiaa. Pykälä mahdollistaisi tietosuoja-asetuksen 22 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun automaattisen käsittelyn Maahanmuuttoviraston lakisääteisen tehtävän toimeenpanossa. Artiklassa automaattisella päätöksellä tarkoitetaan sellaista päätöstä, joka perustuu pelkästään automaattisen käsittelyyn ja jolla on rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi.  

Automaattiset päätökset perustuvat teknisiin sääntöihin, joiden avulla tietoa prosessoidaan. Teknisissä säännöissä lainsäädäntö muutetaan koneellisesti käsiteltäviksi numeraalisiksi operaatioiksi, jotka perustuvat tiedon prosessointiin loogisten ehtojen avulla.  

Automaattisen päätöksenteon avulla parannetaan tehokkuutta esimerkiksi siten, että henkilöresursseja voidaan kohdentaa harkintaa vaativaan ratkaisutoimintaan. Luonnollisten henkilöiden tekemissä päätöksissä on olemassa virheen mahdollisuus, kun taas automaattisissa päätöksissä inhimillisten virheiden mahdollisuus minimoidaan. Automaattisessa päätöksenteossa harkintavaltaa ei ole mahdollista käyttää väärin, sillä lain säännöksiä ei voi jättää soveltamatta eikä ratkaisun kannalta merkityksellisiä säännöksiä ohittaa. Asiantuntijat, jotka päättävät automaattisen päätöksen käsittelyn säännöistä ja joilla on tosiasiallinen valta ja kompetenssi muuttaa tiettyyn päätökseen johtanutta sääntöä, toimivat viranomaisessa virkavastuulla. Rekisterinpitäjä toimii aina vastuuasemassa velvollisena noudattamaan tietosuoja-asetuksen 25 artiklan mukaista sisäänrakennettua ja oletusarvoista tietosuojaa.  

Päätöksenteon perustuminen automaattiseen käsittelyyn ei olisi mahdollista, mikäli asian laatu tai laajuus, yhdenmukainen kohtelu, lapsen etu taikka muu erityinen syy niin edellyttäisi. Pykälässä ei säädettäisi yksityiskohtaisesti siitä, missä tilanteissa tai mihin asiaryhmiin liittyviä päätöksiä olisi mahdollista käsitellä täysin automaattisesti. Automatisoitujen päätösten tekeminen edellyttäisi, että tosiseikasto ja oikeudelliset edellytykset ovat riittävän yksiselitteisiä, jotta tekniset säännöt, joiden avulla tietoa prosessoitaisiin, pystytään luomaan. Automatisoidun päätöksenteon mahdollisuudet muuttuvat jatkuvasti lainsäädännön, menettelyjen ja menetelmien kehittyessä. Automatisoitu päätöksenteko voi tulevaisuudessa olla mahdollista myös sellaisissa tilanteissa, joissa automaattinen päätöksenteko nykytekniikalla tai lainsäädännön nojalla ei ole vielä mahdollista.  

Automaattisia päätöksiä voisi tehdä niissä asiaryhmissä, joissa automaattinen päätöksenteko on mahdollista ottaen huomioon asian laadun ja laajuuden sekä hyvän hallinnon vaatimukset. Automaattinen päätöksenteko voisi tulla sovellettavaksi esimerkiksi kansalaisuutta koskevissa vapautumis-, määrittämis- ja menettämisasioissa ja liikkuvuusilmoituksissa sekä kausityötodistuspyynnöissä. Myös hakemuksia koskevia raukeamispäätöksiä esimerkiksi hakemuksen peruuttamisen tai kansalaisuuden saamisen johdosta olisi mahdollista tehdä automaattisessa menettelyssä. Sellaisia Maahanmuuttoviraston päätöksiä, joihin liittyy laajaa harkintavaltaa, ei asian laadun ja laajuuden johdosta käytännössä olisi mahdollista tehdä käsittelyssä, joka perustuu automaattiseen käsittelyyn. Tällainen tilanne saattaisi olla esimerkiksi silloin, kun toiselta viranomaiselta saatava tieto edellyttää kyseisen tiedon arviointia harkintavaltaa käyttäen. 

Maahanmuuttoviraston toimivaltaan kuuluvista asioista erityisesti myönteisiä päätöksiä voisi tehdä menettelyssä, joka perustuu automaattiseen käsittelyyn. Myös kielteisiä päätöksiä olisi mahdollista tehdä automaattisessa käsittelyssä silloin, kun päätös ei sisältäisi harkintavaltaa. Tällaisia ovat esimerkiksi päätökset, joissa toisen viranomaisen esimerkiksi TE-toimiston tekemästä kielteisestä osapäätöksestä seuraa lain mukaan kielteinen oleskelulupapäätös.  

Tietosuoja-asetuksen johdanto-osan 71 kappaleen mukaan automaattiseen päätöksentekoon perustuvaa toimenpidettä ei saisi kohdistaa lapseen. Johdantokappaleen sanamuotoa ei ole saatettu itse artiklatekstiin, eivätkä johdantokappaleet muodosta velvoittavaa sääntöä. Tietosuoja-asetuksen artikloissa lasta koskevasta automaattisesta päätöksenteosta ei säädetä erikseen. Koska kaikessa viranomaisen toiminnassa tulee huomioida lapsen etu, pykälässä säädettäisiin, että päätöstä ei tulisi tehdä automaattisesti, jos lapsen etu niin edellyttää. Lapsen etu arvioidaan aina tapauskohtaisesti yksilöllisten olosuhteiden pohjalta, eikä yleisesti voida määritellä mikä on lapsen etu kussakin yksittäistapauksessa. Ehdottomasti ei voida todeta, että automaattinen päätöksenteko olisi aina lapsen edun vastaista tai, että automatisoitua päätöstä ei koskaan tulisi tehdä tilanteessa, jossa päätös vaikuttaa lapseen. Automaattisen päätöksenteon voitaisiin katsoa olevan lapsen edun mukaista esimerkiksi ottaen huomioon hakemuksen käsittelyn nopeus ja asiassa tehdyn päätöksen myönteinen lopputulos. Automaattisia päätöksiä, jotka kohdistuvat lapseen, voitaisiin tehdä esimerkiksi jatkolupahakemuksiin, jolloin edellytykset, joiden perusteella edellinen oleskelulupa on myönnetty, ovat edelleen olemassa. Maahanmuuttovirasto ottaa lapsen erityisaseman huomioon ja harkitsee lapsen etua kokonaisuudessaan ja ottaa huomioon lapsen yksilölliset tarpeet, toivomukset ja mielipiteet, yhdenvertaisuuden sekä selvittää mikä ratkaisu juuri kyseisessä tapauksessa on lapsen edun mukainen. Lapsen etu määrittyy harvoin yhden, muut ohittavan tekijän kautta 

Päätöstä ei tulisi tehdä automaattisesti, jos erityiset syyt niin edellyttäisivät. Tällainen erityinen syy voisi olla esimerkiksi automaattisen päätöksenteon kohdistaminen henkilöön, joka on erityisen haavoittuvassa asemassa. 

Tietosuoja-asetuksen mukaan jäsenvaltion lainsäädännössä tulee vahvistaa asianmukaiset toimenpiteet rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien sekä oikeutettujen etujen suojaamiseksi sikäli kuin rekisteröity voi joutua sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia. Maahanmuuttoviraston käsittelemässä asiassa on kyse julkisen hallintotehtävän hoitamisesta, jolloin Maahanmuuttoviraston on otettava huomioon hyvän hallinnon vaatimukset ja erityislainsäädännössä olevat menettelysäännökset.  

Hyvän hallinnon takeena viranomaisen on annettava asiakkailleen hallintoasian hoitamiseen liittyvää neuvontaa ja huolehdittava siitä, että asiakkaalla on selkeä käsitys menettelyllisten oikeuksiensa käyttämisestä. Hyvän hallinnon takeisiin kuuluu myös asianosaisen oikeus tulla kuulluksi asian käsittelyn edetessä ja tarvittaessa hakea muutosta tehtyyn päätökseen. Hyvän hallinnon takeiden mukaisesti Maahanmuuttoviraston tulee ilmoittaa rekisteröidylle, että tiedot käsitellään täysin automaattisesti, eikä päätöstä tulisi tehdä ennen yleistä informointia. Tietosuoja-asetuksen 13 artiklan 2 kohdan f alakohdan mukaan automaattisen yksittäispäätöksen kohteena olevalle olisi kerrottava tieto suoritettavasta automaattisesta päätöksenteosta, merkitykselliset tiedot käsittelyyn liittyvästä logiikasta sekä käsittelyn merkittävyys ja mahdolliset seuraukset. Tällainen tieto tulee antaa selvällä ja yksinkertaisella tavalla ja helposti ymmärrettävässä muodossa. Annetun tiedon tulisi olla merkityksellistä rekisteröidylle.  

Tietosuoja-asetuksen johdanto-osan 71 kappaleen mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada selvitys tehdystä päätöksestä, joka perustuu henkilötietojen automaattiseen käsittelyyn luonnollisen henkilön henkilökohtaisten ominaisuuksien arvioimiseksi. Kyseistä oikeutta ei ole artiklatekstissä, vaan oikeus selvitykseen on nimenomaisesti mainittu ainoastaan johdanto-osassa. Asetuksen tekstistä ei käy ilmi tarkoitetaanko tällä oikeudella oikeutta saada selvitys yksittäisestä, nimenomaisesti rekisteröidylle tehdystä automaattisesta päätöksestä vai oikeudesta saada yleisesti tietoja käsittelyn logiikasta ja käsittelyn merkittävyydestä ja seurauksista. Sanamuoto jättää myös epäselväksi, missä vaiheessa päätöksentekoa kyseinen selvitys tulisi antaa. Ehdotettavan lain 20 §:n 2 momentissa säädettäisiin rekisteröidyn oikeudesta saada selvitys automaattisessa käsittelyssä tehdystä yksittäispäätöksestä. Kyseessä olisi tietosuoja-asetuksen edellyttämä suojatoimi. Maahanmuuttoviraston tulisi selvityksessä esittää rekisteröidylle perusteet ja syyt sille, miksi rekisteröidylle tehtiin automaattinen päätös. Käytännössä tämä tarkoittaisi selvitystä siitä, miksi rekisteröidyn päätöstä ei käsitellyt luonnollinen henkilö. Tällaisella selvityksellä varmistettaisiin lisäksi tietosuoja-asetuksen 5 artiklan mukainen läpinäkyvyys myös automaattisessa päätöksenteossa. 

Rekisteröidyn oikeuksia suojataan myös muutoksenhakuoikeudella. Hallintolainkäyttölain (586/1996) 4 §:n nojalla hallintoasiassa tehdystä päätöksestä saa valittaa ja kyseisen lain 5 §:n nojalla päätöksellä, josta saa valittaa, tarkoitetaan toimenpidettä, jolla asia on ratkaistu tai jätetty tutkimatta. Maahanmuuttoviraston olisi rekisteröidyn oikeuksien suojaamiseksi tarkistettava tekniset säännöt säännöllisesti, jotta voidaan varmistua siitä, että automaattinen päätöksentekoprosessi toimii, kuten on tarkoitettu.  

21 §.Salassapito. Pykälässä säädetäisiin, että lain 1 §:n 1, 2 ja 6 kohdassa säädettyä käsittelytarkoitusta varten saadut tiedot ja asiakirjat ovat salassa pidettäviä, jos muualla laissa niin säädetään taikka, jollei ole ilmeistä ettei tiedon antaminen niistä aiheuta vahinkoa tai haittaa Suomen kansainvälisille suhteille, kansainväliselle yhteistyölle taikka hakijalle tai hänen läheiselleen. Pykälä vastaisi asiallisesti voimassaolevaa ulkomaalaisrekisterilain 11 §:ää. Pykälään tehtäisiin tekniset muutokset niin, että se vastaisi tässä laissa omaksuttua käsittelytarkoitussidonnaista lähestymistapaa. Turvallisuusselvityksen laatimista varten tarvittavien tietojen salassapidosta säädetään turvallisuusselvityslaissa.  

Edellä 1 §:n 1, 2 ja 6 kohdassa säädettyä käsittelytarkoitusta varten saadut tiedot ja asiakirjat ovat salassa pidettäviä, jos muualla laissa niin säädetään taikka, jollei ole ilmeistä, ettei tiedon antaminen niistä aiheuta vahinkoa tai haittaa Suomen kansainvälisille suhteille, kansainväliselle yhteistyölle taikka hakijalle tai hänen läheiselleen. 

22 §.Voimaantulo. Pykälässä säädettäisiin lain voimaantulosta. Laki on tarkoitettu tulemaan voimaan mahdollisimman pian. Lailla kumottaisiin 1 päivänä tammikuuta 1998 annettu laki (1270/1997) ulkomaalaisrekisteristä.  

23 §.Siirtymäsäännös. Pykälässä säädettäisiin siirtymäsäännöksestä lain 15 §:n osalta, jotta sen mukaiset tekniset poistosäännökset ehditään toteuttaa ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmään ja kansalliseen viisumitietojärjestelmään. Pykälän mukaan kyseiset tietojärjestelmät on saatettava maahanmuuttohallinnon henkilötietolain 15 §:n mukaisiksi vuoden kuluessa lain voimaantulosta. Siirtymäaikana sovelletaan maahanmuuttohallinnon henkilötietolain voimaan tullessa voimassa olleita henkilötietojen poistamista koskevia säännöksiä. Tällaisia ovat ulkomaalaisrekisterilain 9 §:n, vastaanottolain 54 §:n 1 momentin, säilölain 32 h §:n 1 momentin, kotoutumislain 62 §:n 1 momentin säännökset.  

1.2  Laki kansainvälistä suojelua hakevan vastaanotosta sekä ihmiskaupan uhrin tunnistamisesta ja auttamisesta

6 Luku Rekisterit. Luku kumottaisiin, koska luvussa säädetyistä asioista säädettäisiin tämän esityksen 1. lakiehdotuksessa, johon keskitettäisiin henkilötietojen käsittelyä koskeva sääntely maahanmuuttohallinnossa.  

39 §. Edustajan määrääminen. Pykälään lisättäisiin uusi 4 momentti. Momentissa säädettäisiin, että edustajatoiminnan ohjaus, suunnittelu ja valvonta kuuluvat Maahanmuuttovirastolle ja että vastaanotto- tai järjestelykeskus, jonka asiakkaaksi lapsi on rekisteröity, vastaa edustajatoiminnan käytännön hallinnoinnista. Lisäys seuraa tarpeesta varmistaa viranomaisille riittävät toimivaltasäännökset myös jatkossa. Asiasta on säädetty vain voimassa olevan vastanottolain 46 §:n 2 momentissa rekisterinpitotarkoituksena. Kyseinen momentti esitetään kumottavaksi osana 6 lukua eikä rekisterisäännöksiä sisällytetä tämän esityksen 1. lakiehdotukseen, koska rekisteristä säätämisestä luovutaan osana käyttötarkoitussidonnaista sääntelytekniikkaa. Selkeyden vuoksi toimivaltasäännöksistä tulisikin säätää toimivaltaa luovassa lainsäädännössä. Muutoksella on käytännössä tarkoitus säilyttää voimassa oleva tosiasiallinen nykytila. Sanamuotoa muutettaisiin kuitenkin niin, että seuranta-sana korvattaisiin valvonta-sanalla. Tämä mahdollistaisi esimerkiksi kanteluiden tutkimisen.  

58 §. Tiedonsaantioikeus. Pykälän 1 momenttiin tehtäisiin tiedonsaantioikeuksia koskevat tarpeelliset muutokset tämän esityksen 1. lakiehdotukseen sisältyvän sääntelyn johdosta. Maahanmuuttoviraston sekä vastaanotto- ja järjestelykeskuksen tiedonsaantioikeudesta säädettäisiin jatkossa tämän esityksen 1. lakiehdotuksen 12 §:ssä osana esitettävässä 1. lakiehdotuksessa säädettävien rekisterinpitäjien tiedonsaantioikeuksia koskevaa systematiikkaa. Maahanmuuttoviraston oikeudesta käyttää 1 momentissa säädettyjä tietoja säädettäisiin jatkossa esitettävän 1. lakiehdotuksen 11 §:n 1 momentin 2 kohdassa. Vastaanotto- ja järjestelykeskusten oikeus käyttää momentissa säädettyjä tietoja olisi tietojen käsittelemistä niiden keräämistarkoitukseen tai tämän tarkoituksen kanssa yhteensopivaa käsittelyä, joka perustuu suoraan tietosuoja-asetukseen.  

Pykälän 3 momenttia muutettaisiin lisäämällä Kansaneläkelaitos tietoja luovuttavaksi viranomaistahoksi, jotta ilman huoltajaa olevalle lapselle määrätyllä edustajalla olisi oikeus suoraan lainsäädännön nojalla saada salassa pidettäviä alaikäisen tulotietoja tehtävänsä hoitamiseksi.  

1.3  Laki säilöön otettujen ulkomaalaisten kohtelusta ja säilöönottoyksiköstä

5 a Luku. Rekisterit.Luku kumottaisiin, koska luvussa säädetyistä asioista säädettäisiin jatkossa tämän esityksen 1. lakiehdotuksessa, johon keskitettäisiin henkilötietojen käsittelyä koskeva sääntely maahanmuuttohallinnossa.  

34 §. Salassapitovelvollisuus. Pykälän 1 momentti poistettaisiin tarpeettomana, koska momentissa säädetyistä asioista säädettäisiin jatkossa tämän esityksen 1. lakiehdotuksen 12 §:ssä. Pykälän 2 momentin sanamuotoa muutettaisiin mutta muutos olisi tekninen. Pykälän otsikko muutettaisiin vastaamaan pykälän muuttunutta sisältöä. 

1.4  Laki kotoutumisen edistämisestä

8 Luku. Rekisterisäännökset. Luku kumottaisiin, koska luvussa säädetyistä asioista säädettäisiin jatkossa tämän esityksen 1. lakiehdotuksessa, johon sisällytettäisiin henkilötietojen käsittelyä kuntaan osoittamista koskevassa tarkoituksessa koskeva sääntely. 

87 §. Tiedonsaantioikeus. Pykälän 3 momenttia muutettaisiin lisäämällä Kansaneläkelaitos tietoja luovuttavaksi viranomaistahoksi, jotta ilman huoltajaa olevalle lapselle määrätyllä edustajalla olisi oikeus suoraan lainsäädännön nojalla saada salassa pidettäviä alaikäisen tulotietoja tehtävänsä hoitamiseksi. 

1.5  Kansalaisuuslaki

48 §. Tiedonsaantioikeus rekistereistä. Pykälä kumottaisiin, koska pykälässä säädetyistä tiedonsaantioikeuksista säädettäisiin jatkossa tämän esityksen 1. lakiehdotuksen 12 §:ssä. 

1.6  Laki Maahanmuuttovirastosta

1 §. Maahanmuuttovirasto. Pykälässä säädettäisiin, että sisäministeriön hallinnonalalla toimii Maahanmuuttovirasto. Muutos olisi nimenmuutoksen osalta tekninen, koska ministeriön nimi muuttui 1.1.2014. Myöskään muilta osin ei ole tarkoitus muuttaa nykytilaa, vaan kuvata maahanmuuttoviraston asemaa aiempaa selkeämmin.  

2 §. Tehtävät. Momentista kumottaisiin ensimmäinen virke, jonka mukaan Maahanmuuttovirasto pitää ulkomaalaisrekisteriä, vastaanoton asiakasrekisteriä ja edustajarekisteriä. Kumoamisen perusteena on esityksen 1. lakiehdotus, jossa säädettäisiin Maahanmuuttoviraston ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmän ylläpito- ja kehitysvastuusta. Rekistereistä ei säädettäisi erikseen. Pykälän 3 momentissa säädettäisiin, että Maahanmuuttovirastolla on ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmän ylläpito- ja kehitysvastuu ja että Maahanmuuttovirasto tuottaa toimialaansa koskevissa asioissa tietopalveluita sisäministeriölle ja muille viranomaisille sekä kansainvälisille järjestöille. Muutos ei käytännössä muuttaisi nykytilaa. 

3 § Muutoksenhaku. Pykälässä säädettäisiin, että muutoksenhausta Maahanmuuttoviraston päätökseen säädetään erikseen. Pykälässä ei nykytilasta poiketen kuvattaisi keja, joissa muutoksenhausta säädetään. Tällä hetkellä muutoksenhausta säädetään ulkomaalaislaissa, kansalaisuuslaissa, laissa kolmansien maiden kansalaisten maahantulon ja oleskelun edellytyksistä kausityöntekijöinä työskentelyä varten, laissa kolmansien maiden kansalaisten maahantulon ja oleskelun edellytyksistä yrityksen sisäisen siirron yhteydessä, laissa kolmansien maiden kansalaisten maahantulon ja oleskelun edellytyksistä tutkimuksen, opiskelun, työharjoittelun ja vapaaehtoistoiminnan perusteella. 

1.7  Turvallisuusselvityslaki

25 §. Perusmuotoisen henkilöturvallisuusselvityksen tietolähteet. Pykälän 1 momentin 10 kohdan viittaus voimassaolevaan ulkomaalaisrekisteriin ja viisumirekisteriin korvattaisiin viittauksella tämän esityksen 1. lakiehdotuksen 7 §:n 1 momenttiin tai 2 momentin 1 ja 2 kohtaan ja 8 §:ään. Asiallisesti kohta vastaisi voimassa olevaa lakia. Voimassa olevassa ulkomaalaisrekisterilain 6 tai 7 §:ssä ei kuitenkaan ole erikseen säädetty kaikista erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvista tiedoista, jotka ovat asian käsittelytietoina muodostaneet osan käytettävissä olevasta tietosisällöstä.  

37 §. Yritysturvallisuusselvityksessä käytettävät tietolähteet. Pykälän 1 momentin 7 kohdan viittaus voimassaolevaan ulkomaalaisrekisteriin korvattaisiin viittauksella tämän esityksen 1. lakiehdotuksen 7 §:n 1 momenttiin tai 2 momentin 1 ja 2 kohtaan. Turvallisuusselvityslain 37 §:n 2 momentin mukaan yrityksen vastuuhenkilöitä koskevien henkilöturvallisuusselvitysten laadinnassa käytettävistä tietolähteistä noudatetaan 4 luvun säännöksiä henkilöturvallisuusselvityksestä. Yritysturvallisuusselvitystä laadittaessa voidaan 37 §:n 1 momentin 1 kohdan mukaan käyttää tietoja myös sen omistajista ja näiden kansalaisuudesta, jos tällainen tieto on saatavissa. Yritysselvityksen laatiminen saattaa edellyttää myös muihin henkilöihin liittyvien henkilötietojen käsittelyä. Asiallisesti kohta vastaisi voimassa olevaa lakia.  

1.8  Laki Harmaan talouden selvitysyksiköstä

6 §. Velvoitteidenhoitoselvityksen käyttötarkoitus. Pykälän 1 momentin 24 kohtaan tehtäisiin tekninen tarkistus sen johdosta, että momenttiin ehdotetaan lisättäväksi uusi 25 kohta.  

Ehdotetun 25 kohdan mukaan velvoitteidenhoitoselvitys laadittaisiin tukemaan ulkomaalaisen maahantuloa, maastalähtöä sekä oleskelua ja työntekoa koskevien asioiden käsittelyä, sekä niitä koskevaa päätöksentekoa ja niihin liittyvien valvontatehtävien hoitamista.  

Hakemus kausityöhön oikeuttavasta luvasta voidaan kolmansien maiden kansalaisten maahantulon ja oleskelun edellytyksistä kausityöntekijänä työskentelyä varten annetun lain 7 §:n mukaan hylätä tai 14 §:n mukaan peruuttaa muun muassa, jos työnantaja ei ole noudattanut lakiin tai työehtosopimukseen perustuvia sosiaaliturvaan, verotukseen, työntekijöiden oikeuksiin, työoloihin tai työehtoihin liittyviä velvoitteitaan tai jos yritys on haettu konkurssiin tai sillä ei ole mitään taloudellista toimintaa. Lain 8 §:n mukaan työnantajan on annettava vakuutus, että työsuhteen ehdot ovat voimassaolevien säännösten ja työehtosopimusten mukaisia.  

Maahanmuuttovirasto voi lain 20 §:n perusteella päättää, että kausityöhön oikeuttavia lupia ei myönnetä sellaisen työnantajan palveluksessa työskentelemiseksi, joka vakavasti laiminlyö kausityölaissa tai ulkomaalaislaissa säädetyt velvoitteensa. Säännöksen soveltaminen edellyttää, että ulkomaalaislaissa säädettyjen velvoitteiden noudattaminen voidaan tarkastaa Maahanmuuttovirastossa, vaikka ulkomaalaisen työnantajavelvoitteiden noudattamista koskevan ulkomaalaislain 73 §:ssä tarkoitetun osapäätöksen olisi tehnyt TE-toimisto työnantajalta ulkomaalaislain 72 § 1 momentin 3 kohdan perusteella pyydetyn selvityksen perusteella.  

Hakemus yrityksen sisäisen siirron yhteydessä myönnettävän ICT-oleskeluluvan myöntämisestä voidaan kolmansien maiden kansalaisten maahantulon ja oleskelun edellytyksistä yrityksen sisäisen siirron yhteydessä annetun lain 8 §:n mukaisin perustein hylätä tai voimassaoleva lupa 9 §:n mukaisesti peruuttaa tai jättää uusimatta muun muassa, jos työnantaja tai vastaanottava yksikkö ei ole täyttänyt sosiaaliturvaan, verotukseen, työntekijöiden oikeuksiin tai työoloihin liittyviä oikeudellisia velvoitteitaan. Lisäksi lupa voidaan hylätä tai peruuttaa, jos yritys on haettu konkurssiin tai sillä ei ole mitään taloudellista toimintaa. Vastaavat säännökset sisältyvät lain 25 §:ssä säädettyihin liikkuvan ICT-oleskeluluvan hylkäämisperusteisiin.  

1.9  Ulkomaalaislaki

212 a §. Tiedonsaantioikeus Verohallinnolta. Ulkomaalaisrekisterilain kumoamisen myötä sen 8 §:n 1 momentin 9 kohtaan sisältyvät säännökset korvattaisiin tämän esityksen 1. lakiehdotukseen sisältyvillä säännöksillä mutta vain henkilötietojen osalta. Oikeushenkilöitä koskevan säännöksen lisääminen ulkomaalaislakiin on tämän vuoksi välttämätöntä. Säännöstä täsmennettäisiin lain soveltamiskäytäntöä vastaavalla lisäyksellä, jonka mukaan tietoja on oikeus saada myös työnantajaan kohdistuvien seuraamusten määräämiseksi.