Vierailupalvelurekisterit

​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Eduskunnan kanslian vierailupalvelurekisterin käsittelytarkoituksena on, että eduskunnassa toteutettavat vierailut sujuvat asianmukaisesti, ja että eduskunnan turvallisuusosastossa tiedetään, keitä vieraita eduskunnan tiloissa kullakin hetkellä oleskelee ja missä tarkoituksessa. Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitus liittyy vieraiden vastaanottopalveluun, pelastustoimintaan varautumiseen ja kulunvalvontaan. 

Eduskunnan kanslian vierailupalvelurekisteri muodostuu seuraavista eri käyttötarkoituksen perusteella muodostuvista alarekistereistä: 

  • Opastetut vierailut -rekisteri 
  • Henkilökohtaiset vieraat -rekisteri 
  • Kansainväliset vierailut -rekisteri 
  • Tapahtumajärjestelyt ja kokousvieraat -rekisteri 

Henkilökohtaiset vieraat, kansainväliset vieraat sekä tapahtumajärjestelyt ja kokousvieraat -rekisterit ovat osa eduskunnan kanslian turvallisuuspalvelurekisteriin kuuluvaa eduskunnan rakennusten kulunvalvontarekisteriä, ks. tietosuojaseloste eduskunnan kanslian turvallisuuspalveluista. 

Opastetut vierailut -rekisteriin kerätään henkilötietoa niistä henkilöistä, jotka osallistuvat eduskunnan opastettuihin ryhmävierailuihin joko virka-aikana tai virka-ajan ulkopuolella. Opastettuihin vierailuihin osallistuvista henkilöistä on etukäteen ilmoitettu eduskunnan turvallisuusosastolle vieraan tunnistamistarkoituksessa opastetun vierailun isännän tai emännän toimesta. Opastetut vierailut -rekisteriin kerätyn henkilötietojen käsittelytarkoituksena on, että eduskunnassa toteutettavat vierailut sujuvat asianmukaisesti, ja että vieraita palvellaan hyvin. Eduskunnassa vierailevan henkilön pitää tarvittaessa voida todistaa henkilöllisyytensä. Lisäksi eduskuntaan saapuville vieraille ja vierasryhmille tehdään turvatarkastus. Kaikilla opastettuihin vierailuihin osallistuvilla henkilöillä tulee eduskunnan eri kiinteistöissä liikkuessaan olla mukana opas (saattaja). Myös tämä saattajan nimi rekisteröidään. Eduskuntaan opastetulle kierrokselle tulevalle vieraalle tai vierasryhmälle varataan eduskuntatiedotuksen opas eduskunnan verkkosivuilta löytyvän varausjärjestelmän kautta. Opastusvaraus on voimassa vasta kun sähköinen varauspyyntö on käsitelty, ja kun varauksen vahvistamisesta on lähetetty varauksen tehneelle henkilölle vahvistusviesti hänen ilmoittamaansa sähköpostiosoitteeseen. 

Henkilökohtaiset vieraat -rekisteriin kerätään tietoa niistä henkilöistä, jotka vierailevat eduskunnassa joko kansanedustajan, tämän avustajan, ryhmäkanslian työntekijän tai virkamiehen kutsumana vieraana. Vastaanottajan tulee ilmoittaa vieraidensa nimet ennakkoon eduskunnan turvallisuusosastolle vieraiden tunnistamista varten ja turvallisuuden takaamista varten. Tullessaan vieraat ilmoittautuvat eduskunnan turvallisuusosaston henkilöstölle sisäänkäynnin yhteydessä. Heille annetaan vieraskortti, joka tulee olla näkyvästi esillä koko vierailun ajan. Vastaanottaja hakee vieraat eteisaulasta ja hän myös vastaa heistä koko eduskuntavierailun ajan. Tämän vuoksi myös vastaanottajan nimi rekisteröidään. 

Kansainväliset vierailut -rekisteriin kerätään henkilötietoa niistä henkilöistä ja heidän puolisoistaan, jotka saapuvat virallisesti kutsuttuina esimerkiksi Pohjoismaisen neuvoston kokoukseen, EU-kokoukseen tai EUhuipputapaamiseen, Maailmanpankin toimintaan liittyvään kokoukseen yms. ja tässä yhteydessä kutsuvieraille järjestettävään kansainväliseen vierailuun eduskuntaan. Näistä kansainvälisiin vierailuihin osallistuvista henkilöistä ja heidän vastaanottajinaan toimivista henkilöistä on etukäteen ilmoitettu eduskunnan turvallisuusosastolle, jotta vieras voidaan hänen saapuessaan tunnistaa ja suunniteltu kansainvälinen vierailu eduskunnassa asianmukaisesti toteuttaa. 

Tapahtumajärjestelyt ja kokousvieraat -rekisteriin kerätään tietoa niistä tapahtuma- tai kokousvieraista, jotka saapuvat eduskuntaan osallistuakseen johonkin tapahtumaan tai kokoukseen, jolle on varattu oma tapahtuma- tai kokoustila.

Käsittelyn oikeusperusteet​:

  • rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite (lakisääteisen laki turvatoimista eduskunnassa 364/2008), tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta
  • yleistä etua koskeva tehtävä tai julkinen valta, tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta, tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n 2 kohta​ 

2. Käsiteltävät henkilötiedot ja mistä henkilötiedot saadaan

Eduskunnan vierailupalvelurekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja (alarekistereittäin): 

Opastetut vierailut -rekisteri (sisältäen virka-aikaiset ja ns. iltavieraat) 

  • opastetulle vierailulle osallistuvan henkilön etunimi(t), sukunimi, vaalipiiri, mahdollinen liikuntaesteellisyys 
  • opastetun vierailun ryhmänjohtajan etunimi(t), sukunimi, puhelinnumero, sähköposti 
  • ryhmäntyyppi (onko kyseessä esim. koululaisryhmä, ikäihmisryhmä, maahanmuuttajaryhmä, työikäisten ihmisten ryhmä jostakin organisaatiosta, erityistarpeita omaavien henkilöiden ryhmä (esim. liikuntaesteellisten ryhmä), VIP-vieraiden ryhmä), ryhmän toivoma opastuksen kieli 

Henkilökohtaiset vieraat -rekisteri 

  • vastaanottajan nimi, vieraan etunimi(t), sukunimi, sähköpostiosoite, vierailuaika 

Kansainväliset vierailut -rekisteri 

  • kansainväliselle vierailulle osallistuvan henkilön etunimi(t), sukunimi ja/tai tämän mukana matkustavan puolisen etunimi(t), sukunimi 
  • kansainvälisen vierailun ryhmänjohtajan etunimi(t), sukunimi, puhelinnumero, sähköposti 
  • ryhmäntyyppi ja ryhmän toivoma opastuksen kieli 

Tapahtumajärjestelyt ja kokousvieraat -rekisteri 

  • Eduskunnassa järjestettävään tapahtumaan tai kokoukseen osallistuvan henkilön etunimi(t), sukunimi, sähköpostiosoite 

Henkilötiedot saadaan suoraan rekisteröidyltä itseltään tai hänen puolestaan ilmoittaneelta henkilöltä.

​​3. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

​​​Vierailijapalvelurekisterissä olevia henkilötietoja käsittelevät ainoastaan eduskunnan opasjärjestelyistä ja turvallisuudesta vastaavat henkilöt. Ylläpito- ja kehittämistehtävien suorittamiseksi eduskunnan tietohallinnolla ja ulkopuolisella järjestelmätoimittajalla on pääsy vierailijapalvelurekisteriin​.

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten, ellei luovuttamisesta tähän ​​tarkoitukseen ole erikseen säädetty.​​​

​​​​4.​ Tietojen siirto kolmansiin maihin

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

5. Henkilötietojen säilyttämisaika

Eduskunnan vierailupalvelurekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. 

Henkilötiedot poistetaan vierailupalvelurekisteristä alarekisterikohtaisesti seuraavasti: 

Opastetut vierailut -rekisteri 

  • Opastetut vierailut -rekisterin ja siihen liittyvän vierailut​ietojärjestelmän sisältämät henkilötiedot poistetaan vierailun jälkeen, kun vierailukohtaiset vierailijamäärät, tiedot opastuskielestä sekä opasvarausten maantieteellisestä hajonnasta on tilastoitu tieto- ja viestintäosastolla. Varauksen tehneen henkilön sähköpostiosoite säilytetään korkeintaan vuoden, koska se mahdollistaa asiakaskyselyn tekemisen.

Henkilökohtaiset vieraat -rekisteri 

  • Henkilökohtaiset vieraat -rekisterin ja siihen liittyvän kalenterijärjestelmän sisältämiä henkilötietoja vierailupäivän päättymiseen saakka. Mikäli ennakkoon tai saman päivän aikana on esitetty kyseistä rekisteriä koskeva tietopyyntö, rekisterin sisältämiä tietoja säilytetään tietopyynnön toteuttamisen mahdollistamiseksi, ja tämän jälkeen tiedot poistetaan. 

Kansainväliset vierailut -rekisteri 

  • Kansainväliset vierailut -rekisterin sisältämiä henkilötietoja vierailupäivän päättymiseen saakka. Mikäli ennakkoon tai saman päivän aikana on esitetty kyseistä rekisteriä koskeva tietopyyntö, rekisterin sisältämiä tietoja säilytetään tietopyynnön toteuttamisen mahdollistamiseksi, ja tämän jälkeen tiedot poistetaan. 

Tapahtumajärjestelyt ja kokousvieraat -rekisteri 

  • Tapahtumajärjestelyt ja kokousvieraat -rekisterin ja siihen liittyvän vierailutieto- ja kalenterijärjestelmän sisältämiä henkilötietoja vierailupäivän päättymiseen saakka. Mikäli ennakkoon tai saman päivän aikana on esitetty kyseistä rekisteriä koskeva tietopyyntö, rekisterin sisältämiä tietoja säily​​

​6. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista

8. Rekisterinpitäjän ja tietosuojavastaavan yhteystiedot

Eduskunnan kanslia

Eduskuntatiedotus, turvallisuusosasto
Mannerheimintie 30, 00102 EDUSKUNTA
Puh. +358 9 4321 (vaihde)
Sähköposti: oppaat@eduskunta.fi, turvavalvomo@eduskunta.fi

​Tietosuojavastaava
Mannerheimintie 30, 00102 EDUSKUNTA
Puh. +358 9 4321 (vaihde)
Sähköposti: tietosuojavastaava@eduskunta.fi

Eduskunnan turvaposti​ on turvallinen tapa toimittaa arkaluonteisia ja salassa pidettäviä tietoja eduskunnan kansliaan. Lue ennen palvelun käyttämistä ohje turvapostin lähettämiseen​.​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​


18.9.2019